Transaksi hartanah bergantung pada dokumen. Carian hakmilik, komitmen hakmilik, ukur tanah, pendedahan penutupan, surat ikatan, gadai janji, penyerahan hak, afidavit, dan penyata penyelesaian semuanya perlu disediakan, disemak, dan dilaksanakan dalam tempoh penutupan yang ketat. Di firma yang mengendalikan berpuluh-puluh penutupan setiap bulan, beban kerja penyediaan dokumen adalah sangat besar.
Peluang untuk automasi adalah signifikan kerana kebanyakan kerja ini mengikuti corak yang telah ditetapkan. Prosedur carian hakmilik adalah standard. Dokumen penutupan menggunakan templat yang berbeza mengikut bidang kuasa dan jenis transaksi. Data yang mengisi dokumen ini datang daripada sumber berstruktur. Syarat yang perlu dipenuhi sebelum penutupan mengikut kategori yang boleh diramal.
Automasi Carian Hakmilik
Carian hakmilik melibatkan pemeriksaan rekod awam untuk menentukan sejarah pemilikan sesuatu hartanah dan mengenal pasti sebarang lien, bebanan, easemen, atau kepentingan lain yang menjejaskan hakmilik. Carian ini biasanya meliputi surat ikatan, gadai janji, penghakiman, lien cukai, lien mekanik, dan instrumen lain yang direkodkan.
Carian hakmilik tradisional memerlukan pemeriksa hakmilik untuk mengakses rekod pejabat perakam daerah, mencari mengikut pengenal pasti hartanah dan nama pemilik, mengesan rantaian hakmilik melalui pemindahan berturut-turut, dan mengenal pasti sebarang perkara terbuka yang perlu ditangani sebelum penutupan.
Alat carian hakmilik automatik mendigitalkan dan mempercepatkan proses ini. Di daerah yang mempunyai rekod digital, sistem boleh menarik dokumen yang direkodkan, mengekstrak maklumat utama (pemberi, penerima, tarikh rakaman, jenis dokumen, perihalan undang-undang), dan membina rantaian hakmilik secara automatik. Sistem ini mengenal pasti jurang dalam rantaian, gadai janji yang belum dilepaskan, penghakiman terbuka, dan isu lain yang memerlukan perhatian.
Automasi ini sangat berkesan untuk fasa pengambilan dan penyusunan dokumen awal. Daripada pemeriksa hakmilik menghabiskan berjam-jam menavigasi sistem rekod daerah dan menyusun dokumen, sistem automatik mengambil dan menyusun rekod yang berkaitan dalam beberapa minit. Pemeriksa kemudian menyemak rekod yang telah disusun dan menggunakan pertimbangan terhadap isu yang dibenderakan oleh sistem.
Semakan Komitmen Hakmilik
Bagi firma yang menerima komitmen hakmilik daripada syarikat hakmilik dan bukannya menjalankan carian sendiri, alat AI boleh mengautomasi semakan komitmen hakmilik dan mengenal pasti isu yang memerlukan perhatian.
Komitmen hakmilik mengandungi syarat-syarat di mana syarikat hakmilik akan mengeluarkan polisi. Jadual A mengenal pasti pihak yang dicadangkan untuk diinsuranskan, jumlah insurans, dan estet yang akan diinsuranskan. Jadual B-1 menyenaraikan keperluan yang mesti dipenuhi sebelum polisi dikeluarkan. Jadual B-2 menyenaraikan pengecualian daripada perlindungan.
Semakan AI terhadap komitmen hakmilik berfungsi dengan mengekstrak dan mengklasifikasikan setiap keperluan dan pengecualian, membandingkannya dengan jangkaan standard untuk jenis transaksi tersebut, dan membenderakan perkara yang luar biasa, berpotensi bermasalah, atau memerlukan siasatan lanjut.
Sebagai contoh, keperluan untuk mendapatkan pelepasan gadai janji yang direkodkan 15 tahun lalu adalah standard dan dijangka. Keperluan untuk menyelesaikan penghakiman terbuka terhadap pihak yang mempunyai nama sama dengan penjual mungkin memerlukan siasatan untuk menentukan sama ada penghakiman itu sebenarnya terhadap penjual atau terhadap orang lain yang mempunyai nama yang sama. Sistem AI membenderakan penghakiman tersebut untuk semakan peguam sambil memproses keperluan standard secara automatik.
Penyediaan Dokumen Penutupan
Penyediaan dokumen penutupan adalah salah satu tugas penjanaan dokumen yang paling tinggi volum dalam amalan hartanah. Satu penutupan kediaman mungkin melibatkan 30 hingga 50 dokumen individu. Penutupan komersial mungkin melibatkan 100 atau lebih.
Penyediaan dokumen automatik berfungsi dengan mengisi templat daripada data transaksi berstruktur. Nama dan alamat pembeli dan penjual, perihalan undang-undang hartanah, harga pembelian, terma pinjaman, pengiraan proration, dan berpuluh-puluh titik data lain mengalir daripada sistem pengurusan transaksi ke dalam templat dokumen.
Sistem ini menjana pakej penutupan lengkap: surat ikatan, gadai janji, nota, penyata penyelesaian, afidavit hakmilik, pengisytiharan cukai pemindahan, borang pendedahan hartanah, dan sebarang dokumen khusus transaksi yang diperlukan oleh terma perjanjian atau bidang kuasa.
Peningkatan kualiti daripada penyediaan dokumen automatik datang daripada konsistensi. Apabila data mengalir daripada satu sumber ke dalam semua dokumen, nama pembeli dieja dengan cara yang sama pada setiap dokumen. Perihalan undang-undang adalah sama pada surat ikatan dan gadai janji. Harga pembelian sepadan merentas penyata penyelesaian dan pendedahan penutupan. Isu konsistensi ini adalah punca berterusan kelewatan penutupan apabila dokumen disediakan secara manual.
Pengiraan Proration dan Pelarasan
Penutupan hartanah melibatkan pengiraan proration untuk cukai hartanah, yuran persatuan pemilik, sewa (dalam transaksi hartanah pelaburan), kos utiliti, dan perbelanjaan berterusan lain. Pengiraan ini bergantung pada tarikh penutupan, tempoh pembayaran, dan terma khusus perjanjian pembelian.
Pengiraan proration secara manual terdedah kepada kesilapan kerana ia melibatkan pelbagai titik data, pelbagai tempoh masa, dan peraturan khusus bidang kuasa tentang cara proration dikira. Sesetengah bidang kuasa mengira proration berdasarkan tahun 365 hari. Yang lain menggunakan tahun 360 hari. Sesetengah menggunakan tarikh penutupan sebenar. Yang lain menggunakan hari sebelum atau selepas penutupan.
Automasi mengendalikan pengiraan ini secara konsisten dan tepat. Sistem menarik data yang berkaitan, menggunakan peraturan khusus bidang kuasa, dan menjana jadual proration. Peguam menyemak output dan bukannya melakukan pengiraan secara manual.
Automasi Selepas Penutupan
Peluang automasi melangkaui penutupan itu sendiri. Tugas selepas penutupan termasuk merekodkan dokumen dengan daerah, mengagihkan dana mengikut penyata penyelesaian, menghantar dokumen yang direkodkan kepada pihak yang berkenaan, dan mengemas kini sistem pengurusan kes firma.
Aliran kerja automatik boleh menjejaki setiap tugas selepas penutupan, menjana helaian muka surat rakaman, mengira yuran rakaman, dan menghantar pemberitahuan apabila dokumen yang direkodkan dikembalikan. Penjejakan ini memastikan tugas selepas penutupan diselesaikan dengan segera dan tiada apa yang terlepas semasa tempoh sibuk.
Amalan Bervolum Tinggi
Kesan automasi paling dramatik di firma bervolum tinggi. Firma yang mengendalikan 50 hingga 100 penutupan sebulan boleh menggunakan automasi untuk mengendalikan penyediaan dokumen yang sebaliknya memerlukan kakitangan sokongan yang jauh lebih ramai. Peguam dan paralegal memberi tumpuan kepada menyemak dokumen, menyelesaikan isu hakmilik, dan mengurus hubungan pelanggan dan bukannya pada kerja mekanikal pemasangan dokumen dan kemasukan data.
Ekonominya sangat menarik. Automasi tidak menghapuskan keperluan untuk peguam dan paralegal hartanah yang berpengalaman. Ia melipatgandakan kapasiti mereka. Pasukan yang boleh mengendalikan 50 penutupan sebulan secara manual mungkin boleh mengendalikan 100 atau lebih dengan automasi, tanpa mengorbankan kualiti atau meningkatkan kadar kesilapan.
Bagi amalan hartanah yang ingin berkembang tanpa menambah bilangan kakitangan secara berkadar, automasi dokumen adalah laluan paling langsung. Firma guaman yang mengautomasi aliran kerja hartanah mengendalikan volum transaksi yang lebih tinggi sambil menyampaikan garis masa penutupan yang lebih pantas dan lebih sedikit kesilapan dokumen.