부동산 로펌이 권원 조사와 종결 서류 준비를 자동화하는 방법

부동산 거래는 문서를 기반으로 운영됩니다. 권원 조사, 권원 확약서, 측량, 클로징 공시, 양도증서, 저당권, 양도서, 선서진술서, 정산서 등 모든 문서가 촉박한 클로징 일정 내에 준비, 검토, 실행되어야 합니다. 월 수십 건의 클로징을 처리하는 대량 업무 사무소에서는 문서 준비 업무량이 막대합니다.

이 업무의 상당 부분이 확립된 패턴을 따르기 때문에 자동화의 기회는 매우 큽니다. 권원 조사 절차는 표준화되어 있습니다. 클로징 문서는 관할권과 거래 유형에 따라 달라지는 템플릿을 사용합니다. 이러한 문서에 입력되는 데이터는 구조화된 출처에서 나옵니다. 클로징 전에 충족해야 하는 조건들은 예측 가능한 범주를 따릅니다.

권원 조사 자동화

권원 조사는 부동산의 소유권 이력을 확인하고 권원에 영향을 미치는 유치권, 부담, 지역권 또는 기타 이해관계를 식별하기 위해 공공 기록을 조사하는 것입니다. 조사는 일반적으로 양도증서, 저당권, 판결, 세금 유치권, 기계공 유치권 및 기타 등기 문서를 포함합니다.

전통적인 권원 조사는 권원 심사관이 카운티 등기소 기록에 접근하여 부동산 식별자와 소유자 이름으로 검색하고, 연속적인 양도를 통해 권원 연쇄를 추적하며, 클로징 전에 해결해야 할 미결 항목을 식별해야 합니다.

자동화된 권원 조사 도구는 이 과정을 디지털화하고 가속화합니다. 디지털화된 기록이 있는 카운티에서는 시스템이 등기 문서를 가져오고, 핵심 정보(양도인, 양수인, 등기일, 문서 유형, 법적 설명)를 추출하며, 권원 연쇄를 자동으로 구성할 수 있습니다. 시스템은 연쇄의 공백, 해제되지 않은 저당권, 미결 판결 및 주의가 필요한 기타 문제를 식별합니다.

자동화는 특히 초기 문서 검색 및 정리 단계에서 효과적입니다. 권원 심사관이 카운티 기록 시스템을 탐색하고 문서를 수집하는 데 수 시간을 소비하는 대신, 자동화 시스템이 관련 기록을 몇 분 만에 검색하고 정리합니다. 그런 다음 심사관은 수집된 기록을 검토하고 시스템이 표시한 문제에 대해 전문적 판단을 적용합니다.

권원 확약서 검토

자체 조사를 수행하지 않고 권원 보험 회사로부터 권원 확약서를 받는 사무소의 경우, AI 도구가 권원 확약서 검토를 자동화하고 주의가 필요한 문제를 식별할 수 있습니다.

권원 확약서에는 권원 보험 회사가 보험증권을 발행하는 조건이 포함되어 있습니다. 스케줄 A는 제안된 피보험자, 보험 금액 및 보험 대상 재산권을 식별합니다. 스케줄 B-1은 보험증권 발행 전에 충족해야 하는 요건을 나열합니다. 스케줄 B-2는 보장 제외 사항을 나열합니다.

권원 확약서의 AI 검토는 각 요건과 예외 사항을 추출하고 분류하며, 거래 유형에 대한 표준 기대치와 비교하고, 비정상적이거나 잠재적으로 문제가 되거나 추가 조사가 필요한 항목을 표시하는 방식으로 작동합니다.

예를 들어, 15년 전에 등기된 저당권의 해제를 요구하는 것은 표준적이고 예상되는 사항입니다. 매도인과 동일한 이름을 가진 당사자에 대한 미결 판결을 해결하라는 요건은 해당 판결이 실제로 매도인에 대한 것인지 아니면 동명이인에 대한 것인지 확인하기 위한 조사가 필요할 수 있습니다. AI 시스템은 표준 요건을 자동으로 처리하면서 해당 판결을 변호사 검토 대상으로 표시합니다.

클로징 문서 준비

클로징 문서 준비는 부동산 실무에서 가장 대량으로 이루어지는 문서 생성 작업 중 하나입니다. 단일 주거용 클로징에는 30~50개의 개별 문서가 포함될 수 있습니다. 상업용 클로징에는 100개 이상이 포함될 수 있습니다.

자동화된 문서 준비는 구조화된 거래 데이터로 템플릿을 채우는 방식으로 작동합니다. 매수인과 매도인의 이름 및 주소, 부동산 법적 설명, 매매 가격, 대출 조건, 안분 계산 및 수십 가지 기타 데이터 포인트가 거래 관리 시스템에서 문서 템플릿으로 흘러갑니다.

시스템은 전체 클로징 패키지를 생성합니다: 양도증서, 저당권, 약속어음, 정산서, 권원 선서진술서, 양도세 신고서, 부동산 공시 양식, 그리고 거래 조건이나 관할권에서 요구하는 거래별 문서 등입니다.

자동화된 문서 준비의 품질 향상은 일관성에서 비롯됩니다. 데이터가 단일 출처에서 모든 문서로 흘러갈 때, 매수인 이름은 모든 문서에서 동일하게 표기됩니다. 법적 설명은 양도증서와 저당권에서 동일합니다. 매매 가격은 정산서와 클로징 공시에서 일치합니다. 이러한 일관성 문제는 문서를 수동으로 준비할 때 클로징 지연의 지속적인 원인이 됩니다.

안분 및 정산 계산

부동산 클로징에는 재산세, 주택소유자협회(HOA) 회비, 임대료(투자 부동산 거래의 경우), 공과금 및 기타 지속적인 비용에 대한 안분 계산이 포함됩니다. 이러한 계산은 클로징 날짜, 지불 기간 및 매매 계약의 구체적인 조건에 따라 달라집니다.

수동 안분 계산은 여러 데이터 포인트, 여러 기간 및 안분 계산 방법에 대한 관할권별 규칙이 관련되기 때문에 오류가 발생하기 쉽습니다. 일부 관할권은 365일 기준으로 안분합니다. 다른 관할권은 360일 기준을 사용합니다. 일부는 실제 클로징 날짜를 사용합니다. 다른 곳에서는 클로징 전날 또는 다음 날을 사용합니다.

자동화는 이러한 계산을 일관되고 정확하게 처리합니다. 시스템은 관련 데이터를 가져오고, 관할권별 규칙을 적용하며, 안분 일정을 생성합니다. 변호사는 수동으로 계산을 수행하는 대신 결과물을 검토합니다.

클로징 후 자동화

자동화 기회는 클로징 자체를 넘어 확장됩니다. 클로징 후 작업에는 카운티에 문서 등기, 정산서에 따른 자금 배분, 등기된 문서를 해당 당사자에게 발송, 사무소 사건 관리 시스템 업데이트 등이 포함됩니다.

자동화된 워크플로우는 각 클로징 후 작업을 추적하고, 등기 커버 시트를 생성하며, 등기 수수료를 계산하고, 등기된 문서가 반환될 때 알림을 보낼 수 있습니다. 이러한 추적은 클로징 후 작업이 신속하게 완료되고 바쁜 시기에 누락되는 것이 없도록 보장합니다.

대량 업무 사무소

자동화의 영향은 대량 업무 사무소에서 가장 극적입니다. 월 50~100건의 클로징을 처리하는 사무소는 자동화를 사용하여 그렇지 않으면 훨씬 더 많은 지원 인력이 필요했을 문서 준비를 처리할 수 있습니다. 변호사와 법률보조원은 문서 조립 및 데이터 입력의 기계적 작업 대신 문서 검토, 권원 문제 해결, 고객 관계 관리에 집중합니다.

경제적 효과는 매력적입니다. 자동화는 경험 많은 부동산 변호사와 법률보조원의 필요성을 없애지 않습니다. 그들의 역량을 배가시킵니다. 수동으로 월 50건의 클로징을 처리할 수 있었던 팀이 자동화를 통해 품질을 희생하거나 오류율을 높이지 않으면서 100건 이상을 처리할 수 있습니다.

인원을 비례적으로 늘리지 않고 성장하려는 부동산 법률 사무소에게 문서 자동화는 가장 직접적인 경로입니다. 부동산 워크플로우를 자동화하는 법률 사무소는 더 빠른 클로징 일정과 더 적은 문서 오류를 제공하면서 더 높은 거래량을 처리하고 있습니다.