रियल एस्टेट लेनदेन दस्तावेज़ों पर चलते हैं। टाइटल सर्च, टाइटल कमिटमेंट, सर्वे, क्लोजिंग डिस्क्लोज़र, डीड, मॉर्गेज, असाइनमेंट, एफिडेविट, और सेटलमेंट स्टेटमेंट — इन सभी को सख्त क्लोजिंग समयसीमा के भीतर तैयार, समीक्षित और निष्पादित करना होता है। हर महीने दर्जनों क्लोजिंग संभालने वाली उच्च-मात्रा प्रैक्टिस में दस्तावेज़ तैयारी का कार्यभार बहुत अधिक होता है।
स्वचालन का अवसर महत्वपूर्ण है क्योंकि इस काम का अधिकांश हिस्सा स्थापित पैटर्न का पालन करता है। टाइटल सर्च प्रक्रियाएं मानकीकृत हैं। क्लोजिंग दस्तावेज़ ऐसे टेम्पलेट्स का उपयोग करते हैं जो क्षेत्राधिकार और लेनदेन प्रकार के अनुसार भिन्न होते हैं। इन दस्तावेज़ों को भरने वाला डेटा संरचित स्रोतों से आता है। क्लोजिंग से पहले पूरी की जाने वाली शर्तें पूर्वानुमानित श्रेणियों का पालन करती हैं।
टाइटल सर्च स्वचालन
टाइटल सर्च में किसी संपत्ति के स्वामित्व इतिहास को निर्धारित करने और टाइटल को प्रभावित करने वाले किसी भी लियन, भार, ईज़मेंट, या अन्य हितों की पहचान करने के लिए सार्वजनिक रिकॉर्ड की जांच शामिल होती है। सर्च आमतौर पर डीड, मॉर्गेज, जजमेंट, टैक्स लियन, मैकेनिक लियन, और अन्य रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ों को कवर करती है।
पारंपरिक टाइटल सर्च में एक टाइटल परीक्षक को काउंटी रिकॉर्डर रिकॉर्ड तक पहुंचने, संपत्ति पहचानकर्ता और मालिक के नाम से खोजने, क्रमिक हस्तांतरणों के माध्यम से टाइटल की श्रृंखला का पता लगाने, और क्लोजिंग से पहले संबोधित किए जाने वाले किसी भी खुले मामलों की पहचान करने की आवश्यकता होती है।
स्वचालित टाइटल सर्च टूल इस प्रक्रिया को डिजिटाइज़ और तेज़ करते हैं। डिजिटाइज़्ड रिकॉर्ड वाले काउंटियों में, सिस्टम रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ों को खींच सकता है, मुख्य जानकारी (अनुदानकर्ता, अनुदान प्राप्तकर्ता, रिकॉर्डिंग तिथि, दस्तावेज़ प्रकार, कानूनी विवरण) निकाल सकता है, और स्वचालित रूप से टाइटल की श्रृंखला का निर्माण कर सकता है। सिस्टम श्रृंखला में अंतराल, अनरिलीज़्ड मॉर्गेज, खुले जजमेंट, और अन्य मुद्दों की पहचान करता है जिन पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
स्वचालन प्रारंभिक दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति और संगठन चरण के लिए विशेष रूप से प्रभावी है। टाइटल परीक्षक द्वारा काउंटी रिकॉर्ड सिस्टम में नेविगेट करने और दस्तावेज़ संकलित करने में घंटों बिताने के बजाय, स्वचालित सिस्टम मिनटों में प्रासंगिक रिकॉर्ड पुनर्प्राप्त और व्यवस्थित करता है। परीक्षक फिर संकलित रिकॉर्ड की समीक्षा करता है और सिस्टम द्वारा चिह्नित मुद्दों पर अपना निर्णय लागू करता है।
टाइटल कमिटमेंट समीक्षा
उन फर्मों के लिए जो अपनी खुद की सर्च करने के बजाय टाइटल कंपनियों से टाइटल कमिटमेंट प्राप्त करती हैं, AI टूल टाइटल कमिटमेंट की समीक्षा को स्वचालित कर सकते हैं और ध्यान देने योग्य मुद्दों की पहचान कर सकते हैं।
टाइटल कमिटमेंट में वे शर्तें होती हैं जिनके तहत टाइटल कंपनी पॉलिसी जारी करेगी। शेड्यूल A प्रस्तावित बीमित व्यक्ति, बीमा राशि, और बीमित की जाने वाली संपत्ति की पहचान करता है। शेड्यूल B-1 उन आवश्यकताओं को सूचीबद्ध करता है जो पॉलिसी जारी होने से पहले पूरी की जानी चाहिए। शेड्यूल B-2 कवरेज से अपवादों को सूचीबद्ध करता है।
टाइटल कमिटमेंट की AI समीक्षा प्रत्येक आवश्यकता और अपवाद को निकालकर और वर्गीकृत करके, उन्हें लेनदेन प्रकार के लिए मानक अपेक्षाओं के विरुद्ध तुलना करके, और असामान्य, संभावित रूप से समस्याग्रस्त, या आगे की जांच की आवश्यकता वाले मामलों को चिह्नित करके काम करती है।
उदाहरण के लिए, 15 साल पहले रिकॉर्ड किए गए मॉर्गेज की रिलीज़ प्राप्त करने की आवश्यकता मानक और अपेक्षित है। विक्रेता के समान नाम वाले किसी पक्ष के विरुद्ध खुले जजमेंट को हल करने की आवश्यकता में यह निर्धारित करने के लिए जांच की आवश्यकता हो सकती है कि जजमेंट वास्तव में विक्रेता के विरुद्ध है या समान नाम वाले किसी अन्य व्यक्ति के विरुद्ध। AI सिस्टम मानक आवश्यकताओं को स्वचालित रूप से संसाधित करते हुए जजमेंट को वकील की समीक्षा के लिए चिह्नित करता है।
क्लोजिंग दस्तावेज़ तैयारी
क्लोजिंग दस्तावेज़ तैयारी रियल एस्टेट प्रैक्टिस में सबसे अधिक मात्रा वाले दस्तावेज़ निर्माण कार्यों में से एक है। एक एकल आवासीय क्लोजिंग में 30 से 50 व्यक्तिगत दस्तावेज़ शामिल हो सकते हैं। एक वाणिज्यिक क्लोजिंग में 100 या उससे अधिक शामिल हो सकते हैं।
स्वचालित दस्तावेज़ तैयारी संरचित लेनदेन डेटा से टेम्पलेट्स को भरकर काम करती है। खरीदार और विक्रेता के नाम और पते, संपत्ति का कानूनी विवरण, खरीद मूल्य, ऋण की शर्तें, प्रोरेशन गणनाएं, और दर्जनों अन्य डेटा बिंदु लेनदेन प्रबंधन प्रणाली से दस्तावेज़ टेम्पलेट्स में प्रवाहित होते हैं।
सिस्टम पूरा क्लोजिंग पैकेज तैयार करता है: डीड, मॉर्गेज, नोट, सेटलमेंट स्टेटमेंट, टाइटल एफिडेविट, ट्रांसफर टैक्स घोषणाएं, संपत्ति प्रकटीकरण फॉर्म, और डील की शर्तों या क्षेत्राधिकार द्वारा आवश्यक कोई भी लेनदेन-विशिष्ट दस्तावेज़।
स्वचालित दस्तावेज़ तैयारी से गुणवत्ता में सुधार एकरूपता से आता है। जब डेटा एक ही स्रोत से सभी दस्तावेज़ों में प्रवाहित होता है, तो खरीदार का नाम हर दस्तावेज़ पर एक ही तरह से लिखा जाता है। कानूनी विवरण डीड और मॉर्गेज पर समान होता है। खरीद मूल्य सेटलमेंट स्टेटमेंट और क्लोजिंग डिस्क्लोज़र में मेल खाता है। जब दस्तावेज़ मैन्युअल रूप से तैयार किए जाते हैं तो ये एकरूपता के मुद्दे क्लोजिंग में देरी का एक निरंतर स्रोत होते हैं।
प्रोरेशन और समायोजन गणनाएं
रियल एस्टेट क्लोजिंग में संपत्ति कर, HOA बकाया, किराया (निवेश संपत्ति लेनदेन में), उपयोगिता लागत, और अन्य चल रहे खर्चों के लिए प्रोरेशन गणनाएं शामिल होती हैं। ये गणनाएं क्लोजिंग तिथि, भुगतान अवधि, और खरीद समझौते की विशिष्ट शर्तों पर निर्भर करती हैं।
मैन्युअल प्रोरेशन गणनाएं त्रुटि-प्रवण होती हैं क्योंकि इनमें कई डेटा बिंदु, कई समय अवधि, और क्षेत्राधिकार-विशिष्ट नियम शामिल होते हैं कि प्रोरेशन कैसे गणना किए जाते हैं। कुछ क्षेत्राधिकार 365-दिन के वर्ष के आधार पर प्रोरेट करते हैं। अन्य 360-दिन के वर्ष का उपयोग करते हैं। कुछ वास्तविक क्लोजिंग तिथि का उपयोग करते हैं। अन्य क्लोजिंग से एक दिन पहले या बाद का उपयोग करते हैं।
स्वचालन इन गणनाओं को लगातार और सटीक रूप से संभालता है। सिस्टम प्रासंगिक डेटा खींचता है, क्षेत्राधिकार-विशिष्ट नियम लागू करता है, और प्रोरेशन शेड्यूल तैयार करता है। वकील मैन्युअल रूप से गणना करने के बजाय आउटपुट की समीक्षा करता है।
पोस्ट-क्लोजिंग स्वचालन
स्वचालन का अवसर क्लोजिंग से आगे भी फैला हुआ है। पोस्ट-क्लोजिंग कार्यों में काउंटी के साथ दस्तावेज़ रिकॉर्ड करना, सेटलमेंट स्टेटमेंट के अनुसार फंड वितरित करना, उचित पक्षों को रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ भेजना, और फर्म मैटर मैनेजमेंट सिस्टम को अपडेट करना शामिल है।
स्वचालित वर्कफ़्लो प्रत्येक पोस्ट-क्लोजिंग कार्य को ट्रैक कर सकते हैं, रिकॉर्डिंग कवर शीट तैयार कर सकते हैं, रिकॉर्डिंग शुल्क की गणना कर सकते हैं, और रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ वापस आने पर सूचनाएं भेज सकते हैं। यह ट्रैकिंग सुनिश्चित करती है कि पोस्ट-क्लोजिंग कार्य तुरंत पूरे हों और व्यस्त अवधि के दौरान कुछ भी छूट न जाए।
उच्च-मात्रा प्रैक्टिस
स्वचालन का प्रभाव उच्च-मात्रा प्रैक्टिस में सबसे नाटकीय है। प्रति माह 50 से 100 क्लोजिंग संभालने वाली फर्म दस्तावेज़ तैयारी को संभालने के लिए स्वचालन का उपयोग कर सकती है जिसके लिए अन्यथा बहुत बड़े सहायक स्टाफ की आवश्यकता होती। वकील और पैरालीगल दस्तावेज़ असेंबली और डेटा एंट्री के यांत्रिक काम के बजाय दस्तावेज़ों की समीक्षा, टाइटल मुद्दों को हल करने, और ग्राहक संबंधों के प्रबंधन पर ध्यान केंद्रित करते हैं।
अर्थशास्त्र आकर्षक है। स्वचालन अनुभवी रियल एस्टेट वकीलों और पैरालीगल की आवश्यकता को समाप्त नहीं करता। यह उनकी क्षमता को गुणा करता है। एक टीम जो मैन्युअल रूप से प्रति माह 50 क्लोजिंग संभाल सकती थी, स्वचालन के साथ गुणवत्ता से समझौता किए बिना या त्रुटि दरों को बढ़ाए बिना 100 या उससे अधिक संभाल सकती है।
रियल एस्टेट प्रैक्टिस जो आनुपातिक रूप से कर्मचारियों की संख्या बढ़ाए बिना विकास करना चाहती हैं, उनके लिए दस्तावेज़ स्वचालन सबसे सीधा रास्ता है। रियल एस्टेट वर्कफ़्लो को स्वचालित करने वाली लॉ फर्म तेज़ क्लोजिंग समयसीमा और कम दस्तावेज़ त्रुटियों के साथ उच्च लेनदेन मात्रा संभाल रही हैं।