Suivi automatisé de la formation continue en assurance et des crédits de formation
Le défi de la conformité en formation continue
Tout professionnel de l'assurance détenteur d'une licence aux États-Unis doit accomplir des crédits de formation continue (CE) pour maintenir sa licence. Les exigences varient selon les États : nombre différent de crédits, exigences thématiques différentes (heures d'éthique, heures spécifiques à une branche), périodes de déclaration différentes et fournisseurs de cours agréés différents. Pour un producteur licencié dans plusieurs États, suivre et satisfaire à toutes ces exigences est réellement compliqué.
Pour les compagnies d'assurance et agences ayant des centaines voire des milliers d'employés licenciés, la charge de gestion de la conformité est multipliée. Chaque employé doit accomplir ses exigences de CE à temps, dans chaque État où il est licencié, avec une documentation appropriée. Une seule défaillance de conformité peut entraîner une suspension de licence empêchant l'individu d'effectuer des transactions.
Suivi des exigences
L'IA maintient une base de données exhaustive des exigences de CE pour chaque État et chaque type de licence. Pour chaque individu licencié, le système sait exactement quels crédits sont requis, dans quels thèmes, pour quelle échéance et ce qui a été accompli. Le suivi tient compte des interactions entre États, comme les accords de réciprocité où les crédits acquis dans un État comptent pour les exigences d'un autre État.
Le système fournit à chaque individu un tableau de bord personnalisé montrant son statut de conformité dans tous les États où il est licencié : ce qui est fait, ce qui est en attente et quelles échéances approchent. Pour les responsables conformité, le système fournit une vue organisationnelle montrant qui est conforme, qui est à risque et qui nécessite une attention immédiate.
Recommandations de cours
L'IA recommande des cours spécifiques en fonction des exigences restantes de chaque individu. Si un producteur a besoin de trois crédits d'éthique et de cinq crédits IARD dans un État qui exige une instruction approuvée en classe pour l'éthique, l'IA recommande des cours qui satisfont efficacement à toutes ces exigences. Elle prend en compte l'agenda de l'individu, les formats d'apprentissage préférés et les offres de cours disponibles.
Cette capacité de recommandation prévient la situation courante où une personne suit des cours qui ne comptent pas pour ses exigences spécifiques, perdant ainsi temps et argent.
Déclaration automatisée
Une fois les cours de CE achevés, les crédits doivent être déclarés aux régulateurs d'État appropriés. L'IA automatise cette déclaration, en soumettant les données d'achèvement à chaque État dans le format requis via les canaux requis. De nombreux États acceptent désormais la déclaration électronique, que l'IA gère sans heurts. Pour les États qui exigent encore une déclaration manuelle, le système génère la documentation requise.
Formation pré-licence
Au-delà de la formation continue, l'IA gère les exigences de formation pré-licence pour les personnes poursuivant leur licence d'assurance initiale. Le système suit l'achèvement des cours pré-licence requis, programme les rendez-vous d'examen et garantit que tous les prérequis sont remplis avant la soumission de la demande de licence.
Formation propre au carrier
De nombreux carriers exigent que leurs producteurs accomplissent une formation propre au carrier en plus des exigences de CE de l'État. L'IA suit ces exigences carrier parallèlement aux exigences d'État, en s'assurant que les producteurs satisfont aux deux ensembles d'obligations. Lorsque les cours de formation carrier sont également éligibles aux crédits de CE d'État, le système applique automatiquement le crédit aux deux exigences.
Gestion du risque de conformité
L'IA identifie les risques de conformité avant qu'ils ne se matérialisent. Si un nombre important de producteurs approchent de leurs échéances de CE sans crédits suffisants, le système escalade vers la direction. Si un État modifie ses exigences de CE en cours de cycle, le système met à jour tous les individus concernés et les alerte des nouvelles exigences. Si un fournisseur de cours agréé perd son agrément, le système signale les crédits qui pourraient être affectés.
Cette gestion proactive du risque évite la course qui survient lorsque les problèmes de conformité sont découverts à la dernière minute. Pour les organisations à grands effectifs licenciés, cette prévention vaut bien plus que le coût de la technologie.
Pour en savoir plus sur la manière dont l'IA soutient les opérations de conformité en assurance, consultez les solutions assurance FirmAdapt.