Verificação Automatizada de Conflitos de Interesse em Grandes Escritórios com Múltiplas Sedes

A verificação de conflitos de interesse é uma daquelas tarefas que todos concordam ser crítica, mas ninguém acha que funciona bem no seu escritório. Em escritórios pequenos, o processo pode ser informal o suficiente para funcionar. Em grandes escritórios com múltiplas sedes, milhares de clientes e dezenas de milhares de processos, a verificação de conflitos é uma fonte perpétua de frustração, atrasos e ansiedade.

O desafio mecânico é simples: cruzar um novo potencial cliente e suas partes relacionadas com cada cliente, parte adversa e entidade relacionada que o escritório representou ou contra quem litigou, em qualquer momento. O desafio prático é que os dados necessários para esse cruzamento estão espalhados por múltiplos sistemas, armazenados de forma inconsistente e frequentemente incompletos.

Por Que as Verificações Tradicionais de Conflitos Falham

A verificação tradicional de conflitos depende de pesquisas em bases de dados dos registos de clientes e processos do escritório. Um coordenador de admissão ou analista de conflitos insere os nomes das novas partes no sistema e analisa os resultados em busca de potenciais conflitos.

Este processo falha de várias formas previsíveis.

Variações de nomes criam falsos negativos. Se o novo cliente é Johnson Holdings LLC e a parte adversa num processo anterior era Johnson Holdings, L.L.C., uma correspondência textual estrita pode não detetar o conflito. Apelidos, abreviações e nomes comerciais agravam o problema. Uma pesquisa por Robert Smith não corresponderá à entrada Bob Smith na base de dados de processos anteriores.

Relações de grupos empresariais criam pontos cegos. O novo cliente pode ser uma subsidiária de uma empresa-mãe que o escritório representou em litígio contra uma subsidiária diferente. Se as relações do grupo empresarial não estiverem mapeadas na base de dados de conflitos, este conflito é invisível para a pesquisa.

Problemas de qualidade de dados são generalizados. Se os advogados ou a equipa de admissão inseriram nomes de partes de forma inconsistente, escreveram nomes incorretamente ou não inseriram partes adversas de todo, a base de dados de conflitos está incompleta. E dados incompletos significam verificações de conflitos incompletas.

O tempo cria risco. Em grandes escritórios, o intervalo entre a admissão e a conclusão da verificação de conflitos pode ser de dias. Durante essa janela, o trabalho pode começar no novo processo, criando um problema maior se um conflito for eventualmente descoberto.

Como a IA Melhora o Processo

A verificação de conflitos com IA aborda as falhas mecânicas dos sistemas tradicionais através de várias capacidades.

Correspondência aproximada. Em vez de exigir correspondências textuais exatas, os sistemas de conflitos com IA utilizam algoritmos de correspondência aproximada que identificam correspondências prováveis apesar de variações na ortografia, formatação, abreviações e convenções de nomenclatura. Johnson Holdings LLC corresponde a Johnson Holdings, L.L.C. O sistema também lida com mapeamentos comuns de apelidos para nomes legais e variações de nomes comerciais.

Resolução de entidades. Os sistemas de IA podem mapear relações de grupos empresariais cruzando bases de dados externas de estruturas de propriedade corporativa. Quando o novo cliente é uma subsidiária de um grupo empresarial maior, o sistema verifica automaticamente todas as entidades dessa árvore corporativa contra a base de dados de conflitos.

Análise de linguagem natural das descrições de processos. Para além da correspondência de nomes de partes, a IA pode analisar a substância de processos anteriores para identificar potenciais conflitos de matéria. Se o escritório anteriormente aconselhou um cliente sobre o enquadramento regulatório que o novo processo pretende contestar, uma pesquisa baseada em nomes não detetaria esse conflito de matéria. Um sistema de IA que analise as descrições dos processos poderá detetá-lo.

Monitorização contínua. Em vez de executar verificações de conflitos apenas na admissão, os sistemas de IA podem executar monitorização contínua contra toda a base de dados de processos do escritório. Se uma nova parte adversa for adicionada a um processo existente e essa parte corresponder a um cliente noutro processo, o sistema alerta os advogados responsáveis imediatamente.

Desafios em Múltiplas Sedes

Grandes escritórios com múltiplas sedes enfrentam desafios adicionais na verificação de conflitos que a IA ajuda a resolver.

Diferentes sedes podem utilizar diferentes sistemas de gestão de processos ou diferentes convenções de entrada de dados. Um sistema de conflitos com IA pode normalizar dados de múltiplos sistemas, criando uma visão unificada mesmo quando as fontes de dados subjacentes são inconsistentes.

Contratações laterais trazem obrigações de conflitos dos seus escritórios anteriores. A lista de clientes anteriores do novo contratado precisa de ser integrada na base de dados de conflitos do escritório e cruzada com os clientes existentes. Os sistemas de IA podem importar essas listas e executar os cruzamentos automaticamente, sinalizando potenciais conflitos para revisão pelo comité de conflitos.

Escritórios internacionais acrescentam complexidade porque as convenções de nomenclatura, estruturas empresariais e regras de conflitos variam entre jurisdições. Sistemas de IA que lidam com correspondência de nomes em múltiplos idiomas e regras de conflitos específicas de cada jurisdição são essenciais para escritórios com práticas globais.

A Camada de Julgamento Humano

A verificação de conflitos com IA produz correspondências e sinalizações. Não faz determinações de conflitos. A determinação de se uma correspondência sinalizada representa um conflito real que requer consentimento, isolamento ou recusa permanece um julgamento jurídico que requer envolvimento de advogados.

O valor da IA está na filtragem. Em vez de um advogado analisar 200 potenciais correspondências, a maioria das quais são falsos positivos, o sistema de IA apresenta uma lista classificada de 20 correspondências de alta probabilidade com contexto de apoio. O advogado dedica o seu tempo às decisões de julgamento em vez da correspondência de nomes.

Esta divisão de trabalho é importante porque a determinação de conflitos frequentemente envolve análise matizada. O novo processo está substancialmente relacionado com a representação anterior? A nova representação exigiria o uso de informação confidencial do cliente anterior? O conflito pode ser dispensado com consentimento informado? Estas são questões jurídicas que requerem julgamento jurídico.

Velocidade e Completude

A verificação de conflitos com IA é simultaneamente mais rápida e mais completa do que os métodos tradicionais. Uma verificação que poderia levar várias horas à equipa de conflitos para executar e analisar pode ser concluída em minutos com assistência de IA. E a verificação com IA é mais minuciosa porque deteta variações de nomes, conexões de grupos empresariais e conflitos de matéria que as pesquisas manuais não detetam.

Para grandes escritórios onde a verificação de conflitos tem sido uma fonte persistente de atrasos e ansiedade, os sistemas com IA representam uma melhoria genuína. A tecnologia não elimina a necessidade de julgamento humano nas questões de conflitos. Elimina as falhas mecânicas que tornam o julgamento humano pouco fiável. Escritórios de advocacia que investem em sistemas de conflitos com IA estão a reduzir atrasos na admissão, a detetar conflitos mais cedo e a fornecer aos seus advogados melhores dados para fundamentar as determinações de conflitos.