Pemeriksaan Konflik Kepentingan Automatik di Firma Besar Berbilang Pejabat

Pemeriksaan konflik kepentingan adalah salah satu tugas yang semua orang bersetuju ia kritikal tetapi tiada siapa yang merasakan ia berfungsi dengan baik di firma mereka. Di firma kecil, prosesnya mungkin cukup tidak formal untuk berfungsi. Di firma besar berbilang pejabat dengan beribu-ribu klien dan berpuluh ribu kes, pemeriksaan konflik adalah sumber kekecewaan, kelewatan, dan kebimbangan yang berterusan.

Cabaran mekanikal adalah mudah difahami: rujuk silang bakal klien baharu dan pihak berkaitannya terhadap setiap klien, pihak lawan, dan entiti berkaitan yang pernah diwakili atau ditentang oleh firma. Cabaran praktikal pula ialah data yang diperlukan untuk rujuk silang ini tersebar merentasi pelbagai sistem, disimpan secara tidak konsisten, dan sering kali tidak lengkap.

Mengapa Pemeriksaan Konflik Tradisional Gagal

Pemeriksaan konflik tradisional bergantung pada carian pangkalan data terhadap rekod klien dan kes firma. Penyelaras pengambilan atau penganalisis konflik memasukkan nama pihak baharu ke dalam sistem dan menyemak keputusan untuk potensi konflik.

Proses ini gagal dalam beberapa cara yang boleh dijangka.

Variasi nama mencipta negatif palsu. Jika klien baharu ialah Johnson Holdings LLC dan pihak lawan dalam kes terdahulu ialah Johnson Holdings, L.L.C., padanan teks yang ketat mungkin terlepas konflik tersebut. Nama panggilan, singkatan, dan nama DBA memburukkan lagi masalah ini. Carian untuk Robert Smith tidak akan sepadan dengan entri Bob Smith dalam pangkalan data kes terdahulu.

Hubungan keluarga korporat mencipta titik buta. Klien baharu mungkin anak syarikat kepada syarikat induk yang pernah diwakili oleh firma dalam litigasi terhadap anak syarikat yang berbeza. Jika hubungan keluarga korporat tidak dipetakan dalam pangkalan data konflik, konflik ini tidak kelihatan dalam carian.

Isu kualiti data adalah berleluasa. Jika peguam atau kakitangan pengambilan memasukkan nama pihak secara tidak konsisten, salah eja nama, atau gagal memasukkan pihak lawan langsung, pangkalan data konflik adalah tidak lengkap. Dan data yang tidak lengkap bermakna pemeriksaan konflik yang tidak lengkap.

Masa mencipta risiko. Di firma besar, tempoh antara pengambilan dan pemeriksaan konflik yang selesai mungkin mengambil beberapa hari. Dalam tempoh itu, kerja mungkin sudah dimulakan pada kes baharu, mencipta masalah yang lebih besar jika konflik akhirnya ditemui.

Bagaimana AI Meningkatkan Proses Ini

Pemeriksaan konflik berkuasa AI menangani kegagalan mekanikal sistem tradisional melalui beberapa keupayaan.

Padanan kabur. Daripada memerlukan padanan teks yang tepat, sistem konflik AI menggunakan algoritma padanan kabur yang mengenal pasti padanan berkemungkinan walaupun terdapat variasi dalam ejaan, pemformatan, singkatan, dan konvensyen penamaan. Johnson Holdings LLC sepadan dengan Johnson Holdings, L.L.C. Sistem ini juga mengendalikan pemetaan nama panggilan-ke-nama-sah yang biasa dan variasi DBA.

Resolusi entiti. Sistem AI boleh memetakan hubungan keluarga korporat dengan merujuk silang pangkalan data luaran struktur pemilikan korporat. Apabila klien baharu adalah anak syarikat kepada keluarga korporat yang lebih besar, sistem secara automatik menyemak semua entiti dalam salasilah keluarga tersebut terhadap pangkalan data konflik.

Analisis bahasa semula jadi terhadap penerangan kes. Selain padanan nama pihak, AI boleh menganalisis substans kes terdahulu untuk mengenal pasti potensi konflik isu. Jika firma sebelum ini menasihati klien mengenai rangka kerja kawal selia yang ingin dicabar oleh kes baharu, carian berasaskan nama tidak akan menangkap konflik isu tersebut. Sistem AI yang menganalisis penerangan kes mungkin boleh.

Pemantauan berterusan. Daripada menjalankan pemeriksaan konflik hanya semasa pengambilan, sistem AI boleh menjalankan pemantauan berterusan terhadap keseluruhan pangkalan data kes firma. Jika pihak lawan baharu ditambah pada kes sedia ada dan pihak tersebut sepadan dengan klien pada kes lain, sistem memberi amaran kepada peguam yang bertanggungjawab dengan segera.

Cabaran Berbilang Pejabat

Firma besar dengan pelbagai pejabat menghadapi cabaran pemeriksaan konflik tambahan yang AI bantu tangani.

Pejabat yang berbeza mungkin menggunakan sistem pengurusan kes yang berbeza atau konvensyen kemasukan data yang berbeza. Sistem konflik AI boleh menormalkan data merentasi pelbagai sistem, mencipta pandangan bersatu walaupun sumber data asas tidak konsisten.

Pengambilan peguam lateral membawa obligasi konflik dari firma terdahulu mereka. Senarai klien terdahulu pekerja baharu perlu diintegrasikan ke dalam pangkalan data konflik firma dan dirujuk silang terhadap klien sedia ada. Sistem AI boleh menyerap senarai ini dan menjalankan rujuk silang secara automatik, menandakan potensi konflik untuk semakan oleh jawatankuasa konflik.

Pejabat antarabangsa menambah kerumitan kerana konvensyen penamaan, struktur korporat, dan peraturan konflik berbeza merentasi bidang kuasa. Sistem AI yang mengendalikan padanan nama berbilang bahasa dan peraturan konflik khusus bidang kuasa adalah penting untuk firma dengan amalan global.

Lapisan Pertimbangan Manusia

Pemeriksaan konflik AI menghasilkan padanan dan penanda. Ia tidak membuat penentuan konflik. Penentuan sama ada padanan yang ditanda mewakili konflik sebenar yang memerlukan persetujuan, penyaringan, atau penolakan kekal sebagai pertimbangan undang-undang yang memerlukan penglibatan peguam.

Nilai AI terletak pada penapisan. Daripada peguam menyemak 200 potensi padanan, yang kebanyakannya adalah positif palsu, sistem AI membentangkan senarai berperingkat 20 padanan berkemungkinan tinggi dengan konteks sokongan. Peguam menghabiskan masa mereka pada pertimbangan penghakiman dan bukannya padanan nama.

Pembahagian tugas ini penting kerana penentuan konflik sering melibatkan analisis bernuansa. Adakah kes baharu berkaitan secara substansial dengan perwakilan terdahulu? Adakah perwakilan baharu memerlukan penggunaan maklumat sulit daripada klien terdahulu? Bolehkah konflik diketepikan dengan persetujuan termaklum? Ini adalah soalan undang-undang yang memerlukan pertimbangan undang-undang.

Kelajuan dan Kelengkapan

Pemeriksaan konflik AI adalah lebih pantas dan lebih lengkap berbanding kaedah tradisional. Pemeriksaan yang mungkin mengambil masa beberapa jam untuk dijalankan dan disemak oleh pasukan konflik boleh diselesaikan dalam beberapa minit dengan bantuan AI. Dan pemeriksaan AI lebih teliti kerana ia menangkap variasi nama, hubungan keluarga korporat, dan konflik isu yang terlepas oleh carian manual.

Bagi firma besar di mana pemeriksaan konflik telah menjadi sumber kelewatan dan kebimbangan yang berterusan, sistem berkuasa AI mewakili peningkatan yang tulen. Teknologi ini tidak menghapuskan keperluan untuk pertimbangan manusia dalam soalan konflik. Ia menghapuskan kegagalan mekanikal yang menjadikan pertimbangan manusia tidak boleh dipercayai. Firma guaman yang melabur dalam sistem konflik berkuasa AI mengurangkan kelewatan pengambilan, menangkap konflik lebih awal, dan memberikan peguam mereka data yang lebih baik untuk dijadikan asas penentuan konflik.