Verifica automatizzata dei conflitti di interesse negli studi legali multi-sede di grandi dimensioni
La verifica dei conflitti di interesse è una di quelle attività che tutti riconoscono come fondamentale, ma che nessuno ritiene funzioni bene nel proprio studio. Negli studi piccoli, il processo può essere abbastanza informale da funzionare. Negli studi multi-sede di grandi dimensioni, con migliaia di clienti e decine di migliaia di pratiche, la verifica dei conflitti è una fonte perenne di frustrazione, ritardi e ansia.
La sfida meccanica è semplice: incrociare un nuovo potenziale cliente e le sue parti correlate con ogni cliente, controparte ed entità collegata che lo studio ha rappresentato o contro cui ha agito, da sempre. La sfida pratica è che i dati necessari per questo incrocio sono distribuiti su più sistemi, archiviati in modo incoerente e spesso incompleti.
Perché le verifiche tradizionali dei conflitti falliscono
La verifica tradizionale dei conflitti si basa su ricerche nel database dei clienti e delle pratiche dello studio. Un coordinatore dell'intake o un analista dei conflitti inserisce i nomi delle nuove parti nel sistema e analizza i risultati alla ricerca di potenziali conflitti.
Questo processo fallisce in diversi modi prevedibili.
Le variazioni nei nomi creano falsi negativi. Se il nuovo cliente è Johnson Holdings LLC e la controparte in una pratica precedente era Johnson Holdings, L.L.C., una corrispondenza testuale rigida potrebbe non rilevare il conflitto. Soprannomi, abbreviazioni e nomi commerciali aggravano il problema. Una ricerca per Robert Smith non troverà corrispondenza con la voce Bob Smith nel database delle pratiche precedenti.
Le relazioni tra società dello stesso gruppo creano punti ciechi. Il nuovo cliente potrebbe essere una controllata di una capogruppo che lo studio ha rappresentato in un contenzioso contro un'altra controllata. Se le relazioni all'interno del gruppo societario non sono mappate nel database dei conflitti, questo conflitto risulta invisibile alla ricerca.
I problemi di qualità dei dati sono pervasivi. Se gli avvocati o il personale addetto all'intake hanno inserito i nomi delle parti in modo incoerente, con errori ortografici, o non hanno inserito affatto le controparti, il database dei conflitti è incompleto. E dati incompleti significano verifiche dei conflitti incomplete.
I tempi creano rischi. Negli studi di grandi dimensioni, il tempo tra l'intake e il completamento della verifica dei conflitti può essere di giorni. Durante quella finestra temporale, il lavoro sulla nuova pratica potrebbe già iniziare, creando un problema più grande se un conflitto viene scoperto successivamente.
Come l'IA migliora il processo
La verifica dei conflitti basata sull'IA affronta i fallimenti meccanici dei sistemi tradizionali attraverso diverse capacità.
Corrispondenza approssimativa (fuzzy matching). Invece di richiedere corrispondenze testuali esatte, i sistemi di conflitto basati sull'IA utilizzano algoritmi di corrispondenza approssimativa che identificano corrispondenze probabili nonostante variazioni nell'ortografia, nella formattazione, nelle abbreviazioni e nelle convenzioni di denominazione. Johnson Holdings LLC corrisponde a Johnson Holdings, L.L.C. Il sistema gestisce anche le mappature comuni tra soprannomi e nomi legali e le variazioni dei nomi commerciali.
Risoluzione delle entità. I sistemi di IA possono mappare le relazioni tra società dello stesso gruppo incrociando database esterni sulle strutture proprietarie societarie. Quando il nuovo cliente è una controllata di un gruppo societario più ampio, il sistema verifica automaticamente tutte le entità di quell'albero societario rispetto al database dei conflitti.
Analisi in linguaggio naturale delle descrizioni delle pratiche. Oltre alla corrispondenza dei nomi delle parti, l'IA può analizzare la sostanza delle pratiche precedenti per identificare potenziali conflitti tematici. Se lo studio ha precedentemente assistito un cliente sul quadro normativo che la nuova pratica intende contestare, una ricerca basata sui nomi non rileverebbe quel conflitto tematico. Un sistema di IA che analizza le descrizioni delle pratiche potrebbe farlo.
Monitoraggio continuo. Invece di eseguire le verifiche dei conflitti solo al momento dell'intake, i sistemi di IA possono effettuare un monitoraggio continuo sull'intero database delle pratiche dello studio. Se una nuova controparte viene aggiunta a una pratica esistente e quella parte corrisponde a un cliente di un'altra pratica, il sistema avvisa immediatamente gli avvocati responsabili.
Le sfide degli studi multi-sede
Gli studi di grandi dimensioni con più sedi affrontano ulteriori sfide nella verifica dei conflitti che l'IA aiuta a risolvere.
Sedi diverse possono utilizzare sistemi di gestione delle pratiche differenti o convenzioni di inserimento dati diverse. Un sistema di conflitto basato sull'IA può normalizzare i dati provenienti da più sistemi, creando una visione unificata anche quando le fonti dati sottostanti sono incoerenti.
I lateral hire portano con sé obblighi di conflitto dai loro studi precedenti. L'elenco dei clienti precedenti del nuovo assunto deve essere integrato nel database dei conflitti dello studio e incrociato con i clienti esistenti. I sistemi di IA possono acquisire questi elenchi ed eseguire gli incroci automaticamente, segnalando i potenziali conflitti per la revisione da parte del comitato conflitti.
Le sedi internazionali aggiungono complessità perché le convenzioni di denominazione, le strutture societarie e le regole sui conflitti variano da giurisdizione a giurisdizione. I sistemi di IA in grado di gestire la corrispondenza dei nomi in più lingue e le regole sui conflitti specifiche per giurisdizione sono essenziali per gli studi con pratiche globali.
Il livello del giudizio umano
La verifica dei conflitti tramite IA produce corrispondenze e segnalazioni. Non effettua determinazioni sui conflitti. La decisione se una corrispondenza segnalata rappresenti un conflitto effettivo che richiede consenso, screening o rinuncia all'incarico resta un giudizio legale che richiede il coinvolgimento di un avvocato.
Il valore dell'IA sta nel filtraggio. Invece di un avvocato che esamina 200 potenziali corrispondenze, la maggior parte delle quali sono falsi positivi, il sistema di IA presenta un elenco classificato di 20 corrispondenze ad alta probabilità con contesto di supporto. L'avvocato dedica il proprio tempo alle valutazioni di merito anziché alla corrispondenza dei nomi.
Questa divisione del lavoro è importante perché la determinazione dei conflitti spesso comporta un'analisi sfumata. La nuova pratica è sostanzialmente correlata alla rappresentanza precedente? La nuova rappresentanza richiederebbe l'uso di informazioni riservate del cliente precedente? Il conflitto può essere rinunciato con consenso informato? Queste sono questioni legali che richiedono un giudizio legale.
Velocità e completezza
La verifica dei conflitti tramite IA è sia più rapida che più completa rispetto ai metodi tradizionali. Un controllo che potrebbe richiedere al team conflitti diverse ore per essere eseguito e revisionato può essere completato in pochi minuti con l'assistenza dell'IA. E il controllo dell'IA è più approfondito perché rileva variazioni nei nomi, connessioni tra società dello stesso gruppo e conflitti tematici che le ricerche manuali non individuano.
Per gli studi di grandi dimensioni in cui la verifica dei conflitti è stata una fonte persistente di ritardi e ansia, i sistemi basati sull'IA rappresentano un miglioramento concreto. La tecnologia non elimina la necessità del giudizio umano sulle questioni di conflitto. Elimina i fallimenti meccanici che rendono il giudizio umano inaffidabile. Gli studi legali che investono in sistemi di conflitto basati sull'IA stanno riducendo i ritardi nell'intake, individuando i conflitti prima e fornendo ai propri avvocati dati migliori su cui basare le determinazioni dei conflitti.