Vérification automatisée des conflits d'intérêts dans les grands cabinets multi-bureaux
La vérification des conflits d'intérêts est l'une de ces tâches que tout le monde considère comme essentielle, mais que personne ne trouve efficace dans son cabinet. Dans les petits cabinets, le processus peut être suffisamment informel pour fonctionner. Dans les grands cabinets multi-bureaux comptant des milliers de clients et des dizaines de milliers de dossiers, la vérification des conflits est une source perpétuelle de frustration, de retards et d'anxiété.
Le défi mécanique est simple : croiser un nouveau client potentiel et ses parties liées avec chaque client, partie adverse et entité associée que le cabinet a représentés ou auxquels il s'est opposé, depuis toujours. Le défi pratique est que les données nécessaires à ce croisement sont réparties dans plusieurs systèmes, stockées de manière incohérente et souvent incomplètes.
Pourquoi les vérifications traditionnelles de conflits échouent
La vérification traditionnelle des conflits repose sur des recherches dans les bases de données des clients et des dossiers du cabinet. Un coordinateur d'accueil ou un analyste des conflits saisit les noms des nouvelles parties dans le système et examine les résultats pour détecter d'éventuels conflits.
Ce processus échoue de plusieurs manières prévisibles.
Les variations de noms créent des faux négatifs. Si le nouveau client est Johnson Holdings LLC et que la partie adverse dans un dossier antérieur était Johnson Holdings, L.L.C., une correspondance textuelle stricte pourrait manquer le conflit. Les surnoms, abréviations et noms commerciaux aggravent le problème. Une recherche pour Robert Smith ne correspondra pas à l'entrée Bob Smith dans la base de données des dossiers antérieurs.
Les relations au sein des groupes d'entreprises créent des angles morts. Le nouveau client pourrait être une filiale d'une société mère que le cabinet a représentée dans un litige contre une autre filiale. Si les relations au sein du groupe ne sont pas cartographiées dans la base de données des conflits, ce conflit est invisible pour la recherche.
Les problèmes de qualité des données sont omniprésents. Si les avocats ou le personnel d'accueil ont saisi les noms des parties de manière incohérente, mal orthographié des noms ou omis de saisir les parties adverses, la base de données des conflits est incomplète. Et des données incomplètes signifient des vérifications de conflits incomplètes.
Le facteur temps crée des risques. Dans les grands cabinets, le délai entre l'ouverture du dossier et la vérification complète des conflits peut être de plusieurs jours. Pendant cette fenêtre, le travail peut commencer sur le nouveau dossier, créant un problème plus important si un conflit est finalement découvert.
Comment l'IA améliore le processus
La vérification des conflits par l'IA résout les défaillances mécaniques des systèmes traditionnels grâce à plusieurs capacités.
Correspondance approximative. Au lieu d'exiger des correspondances textuelles exactes, les systèmes de conflits par IA utilisent des algorithmes de correspondance approximative qui identifient les correspondances probables malgré les variations d'orthographe, de formatage, d'abréviations et de conventions de nommage. Johnson Holdings LLC correspond à Johnson Holdings, L.L.C. Le système gère également les correspondances courantes entre surnoms et noms légaux ainsi que les variations de noms commerciaux.
Résolution d'entités. Les systèmes d'IA peuvent cartographier les relations au sein des groupes d'entreprises en croisant des bases de données externes sur les structures de propriété. Lorsque le nouveau client est une filiale d'un groupe plus large, le système vérifie automatiquement toutes les entités de cet arbre de groupe par rapport à la base de données des conflits.
Analyse en langage naturel des descriptions de dossiers. Au-delà de la correspondance des noms de parties, l'IA peut analyser le fond des dossiers antérieurs pour identifier d'éventuels conflits thématiques. Si le cabinet a précédemment conseillé un client sur le cadre réglementaire que le nouveau dossier cherche à contester, une recherche basée sur les noms ne détecterait pas ce conflit thématique. Un système d'IA analysant les descriptions des dossiers pourrait le faire.
Surveillance continue. Plutôt que d'effectuer des vérifications de conflits uniquement à l'ouverture du dossier, les systèmes d'IA peuvent assurer une surveillance continue de l'ensemble de la base de données des dossiers du cabinet. Si une nouvelle partie adverse est ajoutée à un dossier existant et que cette partie correspond à un client sur un autre dossier, le système alerte immédiatement les avocats responsables.
Les défis des cabinets multi-bureaux
Les grands cabinets disposant de plusieurs bureaux font face à des défis supplémentaires en matière de vérification des conflits que l'IA aide à résoudre.
Différents bureaux peuvent utiliser différents systèmes de gestion des dossiers ou différentes conventions de saisie des données. Un système de conflits par IA peut normaliser les données provenant de plusieurs systèmes, créant une vue unifiée même lorsque les sources de données sous-jacentes sont incohérentes.
Les recrutements latéraux apportent des obligations de conflits provenant de leurs anciens cabinets. La liste des anciens clients du nouvel arrivant doit être intégrée dans la base de données des conflits du cabinet et croisée avec les clients existants. Les systèmes d'IA peuvent ingérer ces listes et effectuer les croisements automatiquement, signalant les conflits potentiels pour examen par le comité des conflits.
Les bureaux internationaux ajoutent de la complexité car les conventions de nommage, les structures d'entreprise et les règles en matière de conflits varient selon les juridictions. Les systèmes d'IA capables de gérer la correspondance de noms multilingue et les règles de conflits spécifiques à chaque juridiction sont essentiels pour les cabinets ayant une pratique internationale.
La couche de jugement humain
La vérification des conflits par IA produit des correspondances et des signalements. Elle ne prend pas de décisions en matière de conflits. La détermination de savoir si une correspondance signalée représente un conflit réel nécessitant un consentement, un cloisonnement ou un refus de mission reste un jugement juridique qui requiert l'intervention d'un avocat.
La valeur de l'IA réside dans le filtrage. Au lieu qu'un avocat examine 200 correspondances potentielles, dont la plupart sont des faux positifs, le système d'IA présente une liste classée de 20 correspondances à haute probabilité avec le contexte associé. L'avocat consacre son temps aux décisions de jugement plutôt qu'à la correspondance des noms.
Cette répartition du travail est importante car la détermination des conflits implique souvent une analyse nuancée. Le nouveau dossier est-il substantiellement lié à la représentation antérieure ? La nouvelle représentation nécessiterait-elle l'utilisation d'informations confidentielles de l'ancien client ? Le conflit peut-il être levé avec un consentement éclairé ? Ce sont des questions juridiques qui nécessitent un jugement juridique.
Rapidité et exhaustivité
La vérification des conflits par IA est à la fois plus rapide et plus complète que les méthodes traditionnelles. Une vérification qui pourrait prendre plusieurs heures à l'équipe des conflits peut être réalisée en quelques minutes avec l'assistance de l'IA. Et la vérification par IA est plus approfondie car elle détecte les variations de noms, les connexions au sein des groupes d'entreprises et les conflits thématiques que les recherches manuelles manquent.
Pour les grands cabinets où la vérification des conflits a été une source persistante de retards et d'anxiété, les systèmes alimentés par l'IA représentent une amélioration véritable. La technologie n'élimine pas le besoin de jugement humain sur les questions de conflits. Elle élimine les défaillances mécaniques qui rendent le jugement humain peu fiable. Les cabinets d'avocats investissant dans des systèmes de conflits alimentés par l'IA réduisent les délais d'ouverture de dossiers, détectent les conflits plus tôt et fournissent à leurs avocats de meilleures données pour fonder leurs décisions en matière de conflits.