إعداد التقارير الآلي للعملاء لإدارة المستشار الخارجي

تتوقع الإدارات القانونية للشركات بشكل متزايد من مستشاريها الخارجيين تقديم تقارير حالة منتظمة ومفصلة عن الأمور المعلقة. وهذا التوقع معقول. يستحق العملاء معرفة موقف أمورهم، وما هو قادم لاحقاً، وما إذا كان العمل ضمن الميزانية. المشكلة هي أن إعداد هذه التقارير يستغرق وقت المحامي الذي يمكن إنفاقه على عمل قانوني فعلي.

تحل أدوات إعداد التقارير المدعومة بالذكاء الاصطناعي هذه المشكلة من خلال إنشاء تقارير العملاء تلقائياً من بيانات إدارة الأمور والفوترة التي يحتفظ بها المكتب أصلاً.

ما يريده العملاء

يريد معظم عملاء الشركات تحديثات منتظمة تغطي: الحالة الراهنة لكل أمر، التطورات المهمة منذ آخر تقرير، الأهداف الزمنية والمواعيد النهائية القادمة، حالة الميزانية بما في ذلك الإنفاق الفعلي مقابل التقدير، تقييم المخاطر والنتائج المحتملة، والتوصيات الاستراتيجية. إعداد هذه المعلومات يدوياً لكل أمر، خصوصاً عندما يكون لدى العميل عشرات الأمور المعلقة مع المكتب، مهمة تستغرق وقتاً طويلاً ولا يحبها المحامون عموماً.

كيف يولّد الذكاء الاصطناعي التقارير

استخراج الحالة. يسحب الذكاء الاصطناعي معلومات الحالة الراهنة من نظام إدارة الأمور للمكتب وجدول المحكمة وإدخالات الوقت الأخيرة لإنشاء ملخص دقيق لموقف كل أمر. يحدد آخر نشاط مهم والموعد النهائي أو الهدف الزمني القادم.

تتبع الميزانية. يقارن الذكاء الاصطناعي الفوترة الفعلية بميزانية الأمر، ويحسب النسبة المئوية المستهلكة ويتنبأ بما إذا كان الأمر سيتجاوز الميزانية أو يقل عنها بناءً على العمل المتبقي. يُسلَّط الضوء على تباين الميزانية عندما يتجاوز العتبات التي يحددها العميل.

توليد السرد. يستطيع الذكاء الاصطناعي توليد ملخصات سردية للتطورات الأخيرة بناءً على إدخالات الوقت وإيداعات المحكمة وأنشطة الأمور الأخرى. توفر هذه السرديات السياق الذي لا توفره البيانات الخام، إذ تشرح ما حدث ولماذا يهم. يراجع المحامون هذه السرديات ويحررونها قبل أن تذهب إلى العميل.

عروض المحفظة. للعملاء الذين لديهم أمور متعددة، يولّد الذكاء الاصطناعي تقارير على مستوى المحفظة تُظهر إجمالي الإنفاق حسب مجال الممارسة، وتوزيع المخاطر عبر المحفظة، والأمور التي تتطلب اهتمام العميل. تساعد عروض المحفظة هذه المستشار العام على إدارة مجموعته الكاملة من الأمور القانونية بكفاءة.

التخصيص

يريد العملاء المختلفون أشكال تقارير ومستويات تفصيل مختلفة. يمكن تخصيص قوالب تقارير الذكاء الاصطناعي لتفضيلات كل عميل، مما يضمن أن تقدم التقارير المعلومات التي يقدّرها العميل دون حشو غير ضروري. يريد بعض العملاء تحليلاً مالياً مفصلاً. وآخرون يريدون ملخصات حالة موجزة. تستوعب قوالب الذكاء الاصطناعي كليهما.

الفوائد للمكتب

إعداد تقارير العملاء الآلي ليس فقط عن إسعاد العملاء. إنه أيضاً يقلل الوقت الذي يقضيه المحامون على المهام الإدارية، ويحسّن الاحتفاظ بالعملاء بإظهار الشفافية والمساءلة، ويوفر منتج تقارير متسقاً يقوي العلامة التجارية للمكتب.

المكاتب التي تقدم تقارير منتظمة وعالية الجودة تتميز عن المنافسين الذين يقدمون تحديثات متفرقة وغير رسمية. الاستثمار في أدوات إعداد التقارير بالذكاء الاصطناعي يدفع تكلفته من خلال تحسين علاقات العملاء. لمعرفة المزيد عن الذكاء الاصطناعي لعمليات مكاتب المحاماة، تفضل بزيارة صفحة حلول مكاتب المحاماة من FirmAdapt.