Automatisierte Zeiterfassungsabstimmung und Narrativverbesserung für Anwälte

Fragen Sie einen Anwalt, was er an der Rechtspraxis am wenigsten mag, und die Zeiterfassung wird ganz oben auf der Liste stehen. Das Ergebnis ist, dass Zeiteinträge oft verspätet, mit vagen Beschreibungen und ohne den Detailgrad erfasst werden, den Mandanten benötigen, um den Wert der Arbeit zu verstehen. KI hilft Kanzleien, sowohl die Einhaltung der Zeiterfassung als auch die Qualität der Eintragsbeschreibungen zu verbessern.

Das Problem der Zeiterfassung

Studien zeigen durchweg, dass Anwälte, die ihre Zeit am Ende des Tages statt zeitnah erfassen, ihre Stunden um 10 bis 25 Prozent zu niedrig angeben. Verspätete Einträge sind sogar noch ungenauer. Und vage Beschreibungstexte verringern die Mandantenzufriedenheit und erhöhen die Anzahl der Abrechnungsstreitigkeiten.

Wie KI die Zeiterfassung verbessert

Aktivitätserfassung. KI überwacht digitale Aktivitäten wie geöffnete Dokumente, gesendete E-Mails, Recherchesitzungen und Kalenderereignisse und erstellt Vorschläge für Zeiteinträge basierend auf der tatsächlich geleisteten Arbeit. Anwälte überprüfen und bestätigen diese Vorschläge, anstatt ihren Tag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Verbesserung der Beschreibungen. Wenn Anwälte ihre Zeit selbst erfassen, verbessert KI die Beschreibungen. Aus einem vagen Eintrag wie „Recherche" wird „Recherche zur Bundesgerichtsbarkeit zur Einrede der Klagepräklusion in einem Vertragsstreit" – basierend auf den tatsächlich beobachteten Recherchesitzungen. Bessere Beschreibungen reduzieren Beanstandungen seitens der Mandanten und verbessern die Realisierungsraten.

Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien. KI prüft Einträge vor der Übermittlung anhand mandantenspezifischer Abrechnungsrichtlinien und kennzeichnet verbotene Tätigkeitscodes, übermäßige Stunden oder Block-Billing. Das Erkennen von Problemen vor dem Versand der Rechnungen reduziert Abschreibungen.

Zeitnahe Erfassung. Indem KI im Tagesverlauf Einträge vorschlägt, fördert sie eine genauere Zeiterfassung. Dies verbessert sowohl die Genauigkeit der erfassten Stunden als auch die Qualität der Beschreibungen.

Auswirkung auf den Umsatz

Eine verbesserte Zeiterfassung wirkt sich direkt auf den Umsatz der Kanzlei aus. Eine Kanzlei mit 100 Anwälten, die zusätzlich 15 Minuten pro Tag erfasst, generiert jährlich erhebliche Einnahmen. Die Investition in KI amortisiert sich schnell. Mehr über KI im Kanzleibetrieb erfahren Sie auf FirmAdapts Lösungsseite für Anwaltskanzleien.