AI voor het beheer van bibliotheken met corporate governance-documenten

Corporate governance brengt een omvangrijke documentaire neerslag met zich mee: oprichtingsakten, statuten, bestuurs- en commissienotulen, schriftelijke besluiten, aandeelhoudersbesluiten, beleidsdocumenten, nalevingsprogramma's, D&O-vragenlijsten en stukken voor de jaarvergadering. Voor advocatenkantoren die beursgenoteerde en niet-beursgenoteerde ondernemingen op het gebied van governance adviseren, is een geordende, actuele documentbibliotheek onmisbaar.

De ordeningsuitdaging

Governancedocumenten stapelen zich op gedurende het bestaan van een onderneming, en ze geordend, actueel en toegankelijk houden is moeilijker dan het lijkt. Statuten worden gewijzigd, maar de geconsolideerde versie wordt niet altijd bijgewerkt. Bestuursbesluiten delegeren bevoegdheden, maar de delegatieadministratie ligt verspreid over jaren aan notulen. Beleidsdocumenten worden vastgesteld en vervolgens nooit meer op actualiteit getoetst.

Hoe AI governancedocumenten beheert

Ordening en indexering van documenten. AI leest en classificeert governancedocumenten op type, datum en onderwerp en bouwt zo een doorzoekbare index van de volledige bibliotheek op. Wanneer een advocaat het bestuursbesluit nodig heeft dat een bepaalde handeling autoriseert, vindt AI dit in seconden in plaats van een handmatige zoektocht door jaren aan notulen te vergen.

Versiebeheer. AI volgt wijzigingen in statuten, oprichtingsakten en beleidsdocumenten, houdt voor elk document een actuele geconsolideerde versie bij en bewaart een geschiedenis van alle wijzigingen. Daarmee werkt het governanceteam altijd vanuit de meest actuele versie.

Nalevingsmonitoring. AI toetst governancedocumenten aan de geldende vereisten, waaronder vennootschapsrecht op statelijk niveau, noteringseisen van beurzen en SEC-regelgeving. Het systeem signaleert waar de governancepraktijk mogelijk niet voldoet aan actuele vereisten of waar beleid niet is bijgewerkt naar recente wijzigingen in de regelgeving.

Voorbereiding van de jaarvergadering. AI ondersteunt bij de voorbereiding van de jaarvergadering door de vereiste oproepen, proxy-stukken en bestuursaanbevelingen samen te stellen vanuit de governancebibliotheek. Het verifieert of alle vereiste openbaarmakingen zijn opgenomen en of de stukken aansluiten bij de governancedocumenten van de onderneming.

Voor de praktijk van corporate governance verlaagt AI-documentbeheer de administratieve last van het bijhouden van governancebibliotheken en verhoogt het de kwaliteit van het governanceadvies. Voor meer informatie over AI in de ondernemingsrechtpraktijk, zie de FirmAdapt-pagina voor advocatenkantoren.