الذكاء الاصطناعي لتحسين وقت الاستجابة لطلبات المعلومات: الحصول على الإجابات قبل توقف العمل

قدّم مقاول هياكل في مشروع بناء شقق من 4 طوابق طلب معلومات (RFI) بشأن تفصيل إنشائي عند فتحة الدرج في 3 مارس. جاءت الإجابة في 17 مارس. بحلول ذلك الوقت، كان طاقم الهياكل قد تجاوز منطقة الدرج، وبدأ مقاول الجدران الجافة العمل في الطوابق السفلية، وتطلّب تطبيق الإجابة إعادة تعبئة طاقم الهياكل وإزالة الجدران الجافة في منطقة واحدة وتعديل الجدول الزمني. أسبوعان من الانتظار للحصول على إجابة تحوّلا إلى 4 أيام من إعادة العمل وتغيير بقيمة 28,000 دولار في تكاليف البناء.

لماذا تستغرق طلبات المعلومات وقتاً طويلاً

يتراوح متوسط وقت الاستجابة لطلبات المعلومات في البناء التجاري بين 9 و14 يوماً، حسب الدراسة المُستشهد بها ونوع المشروع. تميل مشاريع الرعاية الصحية إلى أن تكون أبطأ بسبب متطلبات المراجعة التنظيمية. وتميل المشاريع التجارية البسيطة إلى أن تكون أسرع. لكن عبر القطاع، تُقاس الفجوة بين طرح السؤال والحصول على الإجابة بالأسابيع وليس بالأيام بشكل مستمر.

تحدث التأخيرات في نقاط متعددة. يكتب المقاول طلب المعلومات، غالباً بمعلومات غير كافية ليتمكن فريق التصميم من الرد دون أسئلة متابعة. يراجعه المقاول العام ويحيله إلى المعماري. يحدد المعماري أي استشاري يحتاج للإجابة ويوجّهه إليه. يراجع الاستشاري، وأحياناً يحدد أن هناك حاجة لمعلومات إضافية، ويعيد توجيه متابعة عبر السلسلة. كل عملية تسليم تضيف من يوم إلى 3 أيام، وجولة واحدة من التوضيح يمكن أن تضاعف إجمالي وقت الاستجابة.

وجدت دراسة شملت 15,000 طلب معلومات عبر 180 مشروعاً تجارياً أن 34% من طلبات المعلومات تطلّبت دورة توضيح واحدة على الأقل قبل أن يمكن الإجابة عليها. استغرقت هذه الطلبات في المتوسط 18.7 يوماً للحل مقارنة بـ 8.3 يوماً لطلبات المعلومات التي أُجيب عليها من المرة الأولى. دورة التوضيح هي أكبر مساهم منفرد في بطء أوقات الاستجابة لطلبات المعلومات.

كيف يقلل الذكاء الاصطناعي من دورات التوضيح

تعالج أدوات الذكاء الاصطناعي لطلبات المعلومات مشكلة التوضيح في مرحلة التقديم. عندما يبدأ المقاول في كتابة طلب معلومات، يحلل الذكاء الاصطناعي السؤال ويحدد المعلومات المفقودة التي سيحتاجها فريق التصميم على الأرجح. ما هي لوحة الرسم المُشار إليها؟ ما هي خطوط الشبكة؟ ما هو قسم المواصفات؟ هل طُرح سؤال مشابه في هذا المشروع أو في مشروع سابق؟

يطالب الذكاء الاصطناعي مُقدّم الطلب بتضمين التفاصيل المفقودة قبل تقديم طلب المعلومات. هذا التحميل المسبق للمعلومات يقلل الحاجة لدورات التوضيح من 34% إلى حوالي 12% من طلبات المعلومات، بناءً على بيانات من مقاولين يستخدمون هذه الأدوات في أكثر من 200 مشروع.

يتحقق الذكاء الاصطناعي أيضاً من قاعدة بيانات طلبات المعلومات في المشروع بحثاً عن أسئلة مكررة أو مشابهة. في المشاريع الكبيرة، من الشائع أن تطرح حِرف مختلفة أسئلة مشابهة حول نفس التفصيل. إذا حدد الذكاء الاصطناعي أن طلب معلومات حول نفس الحالة الإنشائية قد أُجيب عليه بالفعل قبل 3 أسابيع، فإنه يُظهر تلك الإجابة السابقة فوراً. عبر مجموعة بيانات الـ 200 مشروع، كان حوالي 8% من طلبات المعلومات المُقدّمة قد أُجيب عليها بالفعل بواسطة طلب معلومات سابق في نفس المشروع.

التوجيه الذكي

يتبع التوجيه التقليدي لطلبات المعلومات مساراً ثابتاً: من المقاول إلى المقاول العام إلى المعماري إلى الاستشاري والعودة. كل طلب معلومات يتبع نفس المسار بغض النظر عن التعقيد أو الإلحاح. توضيح بُعد بسيط يمكن للمعماري الإجابة عليه في 5 دقائق يتبع نفس العملية التي تتبعها إعادة تصميم إنشائي معقد يتطلب حسابات هندسية.

تحلل أدوات التوجيه بالذكاء الاصطناعي محتوى طلب المعلومات وتوجّهه إلى المراجع المناسب بناءً على الموضوع والإلحاح والتعقيد. سؤال عن لون طلاء يذهب مباشرة إلى المعماري. سؤال عن وصلة إنشائية يذهب إلى المهندس الإنشائي. سؤال يشير إلى قسم مواصفات يُوجَّه إلى أي استشاري كتب ذلك القسم.

يأخذ التوجيه أيضاً في الاعتبار عبء عمل المراجع. إذا كان لدى المهندس الإنشائي 15 طلب معلومات بدون إجابة في قائمة انتظاره، فقد يُصنَّف سؤال إنشائي جديد على أنه معرّض لخطر التأخير، مما يدفع فريق المشروع للتصعيد أو مناقشة السؤال في اجتماع فريق التصميم التالي بدلاً من الانتظار في القائمة.

يُفيد المقاولون الذين يستخدمون إدارة مشاريع البناء المعززة بالذكاء الاصطناعي بأن التوجيه الذكي وحده يقلل متوسط وقت الاستجابة لطلبات المعلومات بمقدار 2 إلى 3 أيام، ببساطة عن طريق إزالة تأخيرات التوجيه عند كل نقطة تسليم.

تحديد الأولويات بناءً على التأثير على الجدول الزمني

ليست جميع طلبات المعلومات بنفس درجة الإلحاح. طلب معلومات حول تشطيب ردهة لن يُركَّب قبل 4 أشهر أقل إلحاحاً من طلب معلومات حول تفصيل أساسات يعيق أعمال الخرسانة الأسبوع القادم. تتعامل إدارة طلبات المعلومات التقليدية مع جميع الأسئلة بأولوية متساوية تقريباً، وتُعالَج بترتيب الاستلام.

يربط تحديد الأولويات بالذكاء الاصطناعي طلبات المعلومات بالجدول الزمني للمشروع ويحدد الأسئلة التي تعيق العمل القريب الأجل. يحسب النظام درجة أولوية بناءً على مدى قرب موعد بدء العمل المتأثر، وما إذا كان العمل على المسار الحرج، وعدد الأنشطة اللاحقة التي تعتمد على الإجابة.

يغيّر تحديد الأولويات هذا سير عمل فريق التصميم. بدلاً من العمل على طلبات المعلومات بترتيب زمني، يعالجون تلك التي على وشك إيقاف أعمال البناء أولاً. والنتيجة هي أن طلبات المعلومات الأكثر أهمية لتقدم المشروع تحصل على إجابات أسرع، حتى لو انتظرت طلبات المعلومات الأقل إلحاحاً وقتاً أطول.

تحليل الأنماط التاريخية

بمرور الوقت، تبني أدوات الذكاء الاصطناعي لطلبات المعلومات مجموعة بيانات من الأسئلة والإجابات وأنماط الحل. تكشف مجموعة البيانات هذه عن أنماط مفيدة حول الغموض الشائع في وثائق البناء. إذا كانت رسومات مكتب معماري معين تولّد باستمرار طلبات معلومات حول تفاصيل الدرج، يمكن مشاركة هذه المعلومات خلال مرحلة مراجعة التصميم في المشاريع المستقبلية لتحسين جودة الرسومات قبل بدء البناء.

تساعد مجموعة البيانات أيضاً المُقدّرين أثناء تقديم العطاءات. معرفة أن نوعاً معيناً من المشاريع يولّد عادةً من 150 إلى 200 طلب معلومات يسمح للمُقدّر بتخصيص ميزانية مناسبة لوقت هندسة المشروع. ومعرفة أن أنواعاً معينة من طلبات المعلومات تستغرق عادةً 3 أسابيع للحل يساعد مُخطط الجدول الزمني في بناء فترات واقعية للأنشطة التي تعتمد على توضيحات التصميم.

النتائج المُقاسة

عبر تطبيقات متعددة، كان التأثير المُقاس لتحسين طلبات المعلومات بالذكاء الاصطناعي متسقاً. تنخفض أوقات الاستجابة المتوسطة من 11 إلى 14 يوماً إلى 4 إلى 7 أيام. تنخفض معدلات دورات التوضيح من 30 إلى 35% إلى 10 إلى 15%. تنخفض معدلات تقديم طلبات المعلومات المكررة من 8 إلى 10% إلى أقل من 2%. ينخفض عدد طلبات المعلومات التي تسبب توقفات فعلية في العمل بنسبة 40 إلى 60%.

يصعب تحديد الأثر المالي لحل طلبات المعلومات بشكل أسرع بدقة لأنه يعتمد على أي طلبات معلومات محددة كانت تعيق أي عمل محدد. لكن تقديرات المقاولين تضع القيمة باستمرار عند 1 إلى 3% من تكلفة المشروع في التأخيرات وإعادة العمل المُتجنَّبة، وهو ما يمثل في مشروع بقيمة 20 مليون دولار ما بين 200,000 و600,000 دولار من القيمة.

لا تلغي التكنولوجيا الحاجة إلى وثائق بناء واضحة أو فرق تصميم متجاوبة. إنها تُحسّن العملية حول واقع أن الأسئلة ستنشأ دائماً أثناء البناء، وأن سرعة الحصول على الإجابات تؤثر مباشرة على تكلفة المشروع وأداء الجدول الزمني.