Mengotomatiskan Manajemen Rujukan Agar Pasien Tidak Lagi Terlewatkan

Studi secara konsisten menunjukkan bahwa 25% hingga 50% rujukan tidak pernah menghasilkan kunjungan yang selesai dengan dokter spesialis. Beberapa pasien tidak membuat jadwal. Beberapa membuat jadwal tetapi tidak datang. Beberapa hilang dalam proses serah terima antara praktik perujuk dan penerima. Risiko klinisnya jelas, karena keterlambatan perawatan spesialis dapat menyebabkan kondisi yang memburuk. Namun biaya operasionalnya juga signifikan. Setiap rujukan yang tidak selesai merupakan kegagalan upaya koordinasi perawatan, dan bagi penyedia perujuk, itu adalah hasil pasien yang tidak dapat mereka lacak atau pengaruhi.

Di Mana Rujukan Mengalami Kegagalan

Proses rujukan memiliki banyak titik kegagalan, dan praktik yang berbeda mengalami kegagalan pada tahap yang berbeda. Kegagalan paling umum terjadi pada tahap penjadwalan pasien. Penyedia perujuk mengirimkan rujukan, pasien menerima instruksi untuk menghubungi spesialis, dan kemudian tidak terjadi apa-apa. Kehidupan menjadi sibuk. Rasa sakitnya mereda sementara. Kantor spesialis memiliki waktu tunggu enam minggu. Apa pun alasannya, sekitar 20% hingga 30% rujukan gagal pada tahap ini.

Titik kegagalan kedua adalah serah terima informasi. Kantor spesialis tidak menerima dokumen rujukan, atau mereka menerimanya tanpa informasi klinis yang diperlukan. Otorisasi asuransi tidak diperoleh. Pasien tiba di spesialis tanpa CD pencitraan atau hasil laboratorium mereka. Kegagalan logistik ini menunda perawatan dan membuat frustrasi baik pasien maupun penyedia layanan.

Titik kegagalan ketiga adalah umpan balik. Bahkan ketika pasien menyelesaikan kunjungan spesialis, penyedia perujuk sering kali tidak menerima laporan konsultasi secara tepat waktu. Seorang dokter perawatan primer yang merujuk pasien untuk pemeriksaan jantung mungkin tidak mengetahui hasilnya selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan, di mana selama waktu tersebut mereka membuat keputusan klinis tanpa informasi penting.

Bagaimana Manajemen Rujukan Otomatis Bekerja

Sistem manajemen rujukan otomatis melacak setiap rujukan melalui seluruh siklus hidupnya, dari pesanan awal hingga kunjungan spesialis yang selesai dan penerimaan laporan konsultasi. Sistem ini menciptakan visibilitas tentang posisi setiap rujukan dan memicu tindakan ketika rujukan terhenti.

Ketika rujukan dibuat, sistem secara otomatis mengirimkan rujukan ke kantor spesialis yang sesuai melalui saluran elektronik, memulai otorisasi asuransi yang diperlukan, memberi tahu pasien dengan instruksi penjadwalan dan informasi kontak spesialis, serta mulai melacak status rujukan.

Jika pasien belum membuat jadwal dalam jangka waktu yang ditentukan, misalnya lima hari kerja, sistem memicu penjangkauan otomatis. Ini bisa berupa pesan teks, panggilan telepon dari koordinator perawatan, atau pesan melalui portal pasien. Penjangkauan tersebut mencakup informasi penjadwalan spesialis dan bahkan dapat menawarkan untuk membuat jadwal atas nama pasien.

Setelah pasien memiliki janji temu, sistem memastikan bahwa spesialis telah menerima informasi klinis yang diperlukan. Jika catatan yang diperlukan belum dikirimkan, sistem memberi peringatan kepada staf praktik perujuk. Jika otorisasi masih tertunda, sistem akan mengeskalasi permintaan tersebut.

Dampak yang Terukur

Jaringan perawatan primer multi-lokasi di Michigan menerapkan pelacakan rujukan otomatis di 22 lokasi. Sebelum otomatisasi, tingkat penyelesaian rujukan mereka adalah 58%, yang berarti 42% rujukan tidak pernah menghasilkan kunjungan spesialis. Setelah 12 bulan dengan pelacakan otomatis dan penjangkauan pasien, penyelesaian meningkat menjadi 81%.

Peningkatan tersebut berasal dari beberapa mekanisme. Penjangkauan pasien otomatis memulihkan 15% rujukan yang seharusnya hilang karena ketidakaktifan pasien. Transmisi rujukan elektronik menghilangkan 8% rujukan yang hilang dalam transmisi faks atau surat. Pelacakan otorisasi mencegah 5% rujukan terhenti karena masalah asuransi.

Dokter perujuk paling menghargai visibilitasnya. Alih-alih bertanya-tanya apakah pasien menindaklanjuti rujukan, mereka dapat melihat statusnya di dasbor mereka. Ini meningkatkan koordinasi perawatan dan memberi dokter keyakinan bahwa rekomendasi klinis mereka ditindaklanjuti.

Menutup Lingkaran Umpan Balik

Laporan konsultasi, temuan dan rekomendasi spesialis, yang menyelesaikan perjalanannya kembali ke penyedia perujuk adalah bagian terakhir dari teka-teki rujukan. Sistem otomatis dapat melacak apakah laporan konsultasi telah diterima dan memberi peringatan kepada praktik perujuk jika belum tiba dalam jangka waktu yang diharapkan.

Untuk praktik dalam lingkungan EHR bersama, lingkaran umpan balik ini dapat diotomatiskan sepenuhnya. Catatan spesialis muncul di rekam medis bersama segera setelah selesai. Untuk praktik pada sistem EHR yang berbeda, manajemen rujukan otomatis dapat memfasilitasi pertukaran dokumen melalui jaringan pertukaran informasi kesehatan elektronik atau pesan langsung. Platform kesehatan dengan pelacakan rujukan terintegrasi membuat komunikasi lingkaran tertutup ini jauh lebih mudah.

Integrasi Otorisasi Asuransi

Banyak rujukan spesialis memerlukan otorisasi asuransi sebelum kunjungan. Ketika proses otorisasi tidak terintegrasi dengan manajemen rujukan, itu menjadi alur kerja terpisah yang dapat menunda atau menggagalkan rujukan. Sistem otomatis yang menggabungkan pelacakan rujukan dengan manajemen otorisasi memastikan bahwa otorisasi diajukan segera setelah rujukan dibuat dan melacak status persetujuannya bersamaan dengan status rujukan.

Integrasi ini menghilangkan salah satu frustrasi pasien yang paling umum: tiba di kantor spesialis hanya untuk diberitahu bahwa otorisasi tidak diperoleh dan kunjungan tidak dapat dilanjutkan. Ketika pelacakan otorisasi dibangun ke dalam alur kerja rujukan, situasi ini terdeteksi dan diselesaikan sebelum pasien datang.

Manajemen Jaringan Spesialis

Sistem rujukan otomatis juga menyediakan data tentang kinerja spesialis yang jarang dimiliki praktik perujuk sebelumnya. Spesialis mana yang menerima pasien rujukan dalam dua minggu versus dua bulan? Mana yang secara konsisten mengirimkan kembali laporan konsultasi dalam satu minggu? Mana yang memiliki skor kepuasan pasien tertinggi?

Data ini memungkinkan praktik perujuk membuat keputusan yang tepat tentang ke mana mengirim pasien. Spesialis yang menerima pasien dengan cepat dan mengkomunikasikan temuan dengan segera adalah mitra rujukan yang lebih baik daripada yang memiliki waktu tunggu tiga bulan dan kebiasaan tidak mengirimkan laporan kembali. Seiring waktu, pendekatan berbasis data untuk manajemen jaringan rujukan ini meningkatkan pengalaman perawatan bagi pasien dan hubungan kerja antar penyedia layanan.

Praktik yang paling diuntungkan dari otomatisasi manajemen rujukan cenderung adalah yang memiliki volume rujukan tinggi, banyak tujuan rujukan, dan pasien yang membutuhkan bantuan dalam menavigasi sistem layanan kesehatan. Praktik perawatan primer, praktik pediatri, dan praktik yang melayani populasi dengan hambatan determinan sosial kesehatan yang signifikan melihat peningkatan terbesar dalam tingkat penyelesaian rujukan.