Pemeriksaan Konflik Kepentingan Otomatis di Firma Besar dengan Banyak Kantor

Pemeriksaan konflik kepentingan adalah salah satu tugas yang semua orang sepakat sangat penting tetapi tidak ada yang merasa berjalan dengan baik di firma mereka. Di firma kecil, prosesnya mungkin cukup informal untuk berfungsi. Di firma besar dengan banyak kantor yang memiliki ribuan klien dan puluhan ribu perkara, pemeriksaan konflik menjadi sumber frustrasi, penundaan, dan kecemasan yang terus-menerus.

Tantangan mekanisnya cukup sederhana: mencocokkan silang calon klien baru dan pihak-pihak terkaitnya terhadap setiap klien, pihak lawan, dan entitas terkait yang pernah diwakili atau dilawan oleh firma, sepanjang masa. Tantangan praktisnya adalah data yang diperlukan untuk pencocokan silang ini tersebar di berbagai sistem, disimpan secara tidak konsisten, dan sering kali tidak lengkap.

Mengapa Pemeriksaan Konflik Tradisional Gagal

Pemeriksaan konflik tradisional mengandalkan pencarian basis data terhadap catatan klien dan perkara firma. Koordinator intake atau analis konflik memasukkan nama pihak baru ke dalam sistem dan meninjau hasilnya untuk potensi konflik.

Proses ini gagal dalam beberapa cara yang dapat diprediksi.

Variasi nama menciptakan false negative. Jika klien baru adalah Johnson Holdings LLC dan pihak lawan dalam perkara sebelumnya adalah Johnson Holdings, L.L.C., pencocokan teks ketat mungkin melewatkan konflik tersebut. Nama panggilan, singkatan, dan nama DBA memperparah masalah ini. Pencarian untuk Robert Smith tidak akan cocok dengan entri Bob Smith di basis data perkara sebelumnya.

Hubungan keluarga korporasi menciptakan titik buta. Klien baru mungkin merupakan anak perusahaan dari perusahaan induk yang pernah diwakili firma dalam litigasi melawan anak perusahaan lain. Jika hubungan keluarga korporasi tidak dipetakan dalam basis data konflik, konflik ini tidak terlihat oleh pencarian.

Masalah kualitas data sangat merata. Jika pengacara atau staf intake memasukkan nama pihak secara tidak konsisten, salah mengeja nama, atau gagal memasukkan pihak lawan sama sekali, basis data konflik menjadi tidak lengkap. Dan data yang tidak lengkap berarti pemeriksaan konflik yang tidak lengkap.

Waktu menciptakan risiko. Di firma besar, waktu antara intake dan pemeriksaan konflik yang selesai bisa memakan waktu berhari-hari. Selama jeda waktu tersebut, pekerjaan mungkin sudah dimulai pada perkara baru, menciptakan masalah yang lebih besar jika konflik akhirnya ditemukan.

Bagaimana AI Meningkatkan Prosesnya

Pemeriksaan konflik berbasis AI mengatasi kegagalan mekanis sistem tradisional melalui beberapa kemampuan.

Pencocokan fuzzy. Alih-alih memerlukan pencocokan teks yang persis, sistem konflik AI menggunakan algoritma pencocokan fuzzy yang mengidentifikasi kecocokan yang mungkin meskipun ada variasi dalam ejaan, format, singkatan, dan konvensi penamaan. Johnson Holdings LLC cocok dengan Johnson Holdings, L.L.C. Sistem ini juga menangani pemetaan nama panggilan umum ke nama resmi dan variasi DBA.

Resolusi entitas. Sistem AI dapat memetakan hubungan keluarga korporasi dengan mencocokkan silang basis data eksternal struktur kepemilikan perusahaan. Ketika klien baru adalah anak perusahaan dari keluarga korporasi yang lebih besar, sistem secara otomatis memeriksa semua entitas dalam pohon keluarga tersebut terhadap basis data konflik.

Analisis bahasa alami terhadap deskripsi perkara. Di luar pencocokan nama pihak, AI dapat menganalisis substansi perkara sebelumnya untuk mengidentifikasi potensi konflik isu. Jika firma sebelumnya memberikan nasihat kepada klien tentang kerangka regulasi yang ingin ditentang oleh perkara baru, pencarian berbasis nama tidak akan menangkap konflik isu tersebut. Sistem AI yang menganalisis deskripsi perkara mungkin bisa.

Pemantauan berkelanjutan. Alih-alih menjalankan pemeriksaan konflik hanya saat intake, sistem AI dapat menjalankan pemantauan berkelanjutan terhadap seluruh basis data perkara firma. Jika pihak lawan baru ditambahkan ke perkara yang sudah ada dan pihak tersebut cocok dengan klien di perkara lain, sistem segera memberi peringatan kepada pengacara yang bertanggung jawab.

Tantangan Multi-Kantor

Firma besar dengan banyak kantor menghadapi tantangan pemeriksaan konflik tambahan yang dapat diatasi oleh AI.

Kantor yang berbeda mungkin menggunakan sistem manajemen perkara yang berbeda atau konvensi entri data yang berbeda. Sistem konflik AI dapat menormalisasi data di berbagai sistem, menciptakan tampilan terpadu meskipun sumber data yang mendasarinya tidak konsisten.

Perekrutan lateral membawa kewajiban konflik dari firma sebelumnya. Daftar klien sebelumnya dari karyawan baru perlu diintegrasikan ke dalam basis data konflik firma dan dicocokkan silang terhadap klien yang ada. Sistem AI dapat menyerap daftar-daftar ini dan menjalankan pencocokan silang secara otomatis, menandai potensi konflik untuk ditinjau oleh komite konflik.

Kantor internasional menambah kompleksitas karena konvensi penamaan, struktur korporasi, dan aturan konflik bervariasi di berbagai yurisdiksi. Sistem AI yang menangani pencocokan nama multi-bahasa dan aturan konflik spesifik yurisdiksi sangat penting bagi firma dengan praktik global.

Lapisan Penilaian Manusia

Pemeriksaan konflik AI menghasilkan kecocokan dan penandaan. Sistem ini tidak membuat penentuan konflik. Penentuan apakah kecocokan yang ditandai merupakan konflik aktual yang memerlukan persetujuan, penyaringan, atau penolakan tetap merupakan penilaian hukum yang memerlukan keterlibatan pengacara.

Nilai AI terletak pada penyaringan. Alih-alih pengacara meninjau 200 potensi kecocokan, yang sebagian besar merupakan false positive, sistem AI menyajikan daftar terurut berisi 20 kecocokan berpeluang tinggi dengan konteks pendukung. Pengacara menghabiskan waktu mereka untuk penilaian yang memerlukan pertimbangan, bukan pencocokan nama.

Pembagian kerja ini penting karena penentuan konflik sering melibatkan analisis yang bernuansa. Apakah perkara baru secara substansial terkait dengan representasi sebelumnya? Apakah representasi baru memerlukan penggunaan informasi rahasia dari klien sebelumnya? Dapatkah konflik tersebut dibebaskan dengan persetujuan yang diinformasikan? Ini adalah pertanyaan hukum yang memerlukan penilaian hukum.

Kecepatan dan Kelengkapan

Pemeriksaan konflik AI lebih cepat dan lebih lengkap dibandingkan metode tradisional. Pemeriksaan yang mungkin memakan waktu beberapa jam bagi tim konflik untuk dijalankan dan ditinjau dapat diselesaikan dalam hitungan menit dengan bantuan AI. Dan pemeriksaan AI lebih menyeluruh karena menangkap variasi nama, koneksi keluarga korporasi, dan konflik isu yang terlewatkan oleh pencarian manual.

Bagi firma besar di mana pemeriksaan konflik telah menjadi sumber penundaan dan kecemasan yang terus-menerus, sistem berbasis AI merupakan peningkatan yang nyata. Teknologi ini tidak menghilangkan kebutuhan akan penilaian manusia dalam pertanyaan konflik. Teknologi ini menghilangkan kegagalan mekanis yang membuat penilaian manusia tidak dapat diandalkan. Firma hukum yang berinvestasi dalam sistem konflik berbasis AI mengurangi penundaan intake, menangkap konflik lebih awal, dan memberikan data yang lebih baik kepada pengacara mereka untuk menjadi dasar penentuan konflik.