Automatisierte Interessenkonfliktprüfung in großen Kanzleien mit mehreren Standorten

Die Prüfung von Interessenkonflikten gehört zu den Aufgaben, bei denen sich alle einig sind, dass sie entscheidend ist – aber niemand glaubt, dass sie in der eigenen Kanzlei gut funktioniert. In kleinen Kanzleien mag der Prozess informell genug sein, um zu funktionieren. In großen Kanzleien mit mehreren Standorten, Tausenden von Mandanten und Zehntausenden von Mandaten ist die Konfliktprüfung eine ständige Quelle von Frustration, Verzögerung und Unsicherheit.

Die technische Herausforderung ist einfach: Einen neuen potenziellen Mandanten und seine verbundenen Parteien mit jedem Mandanten, jeder Gegenpartei und jedem verbundenen Unternehmen abgleichen, das die Kanzlei jemals vertreten oder gegen das sie jemals vorgegangen ist. Die praktische Herausforderung besteht darin, dass die für diesen Abgleich erforderlichen Daten über mehrere Systeme verteilt, uneinheitlich gespeichert und oft unvollständig sind.

Warum traditionelle Konfliktprüfungen scheitern

Traditionelle Konfliktprüfungen basieren auf Datenbanksuchen in den Mandanten- und Mandatsdaten der Kanzlei. Ein Intake-Koordinator oder Konfliktanalyst gibt die neuen Parteinamen in das System ein und überprüft die Ergebnisse auf mögliche Konflikte.

Dieser Prozess scheitert auf mehrere vorhersehbare Arten.

Namensvariationen erzeugen falsch-negative Ergebnisse. Wenn der neue Mandant Johnson Holdings LLC ist und die Gegenpartei in einem früheren Mandat Johnson Holdings, L.L.C. war, könnte ein strikter Textabgleich den Konflikt übersehen. Spitznamen, Abkürzungen und Handelsnamen verschärfen das Problem. Eine Suche nach Robert Smith wird den Eintrag Bob Smith in der früheren Mandatsdatenbank nicht finden.

Konzernverbindungen schaffen blinde Flecken. Der neue Mandant könnte eine Tochtergesellschaft einer Muttergesellschaft sein, die die Kanzlei in einem Rechtsstreit gegen eine andere Tochtergesellschaft vertreten hat. Wenn die Konzernbeziehungen nicht in der Konfliktdatenbank abgebildet sind, ist dieser Konflikt für die Suche unsichtbar.

Datenqualitätsprobleme sind allgegenwärtig. Wenn Anwälte oder Intake-Mitarbeiter Parteinamen uneinheitlich eingegeben, Namen falsch geschrieben oder Gegenparteien gar nicht erfasst haben, ist die Konfliktdatenbank unvollständig. Und unvollständige Daten bedeuten unvollständige Konfliktprüfungen.

Zeitliche Abläufe schaffen Risiken. In großen Kanzleien kann die Zeit zwischen Intake und abgeschlossener Konfliktprüfung Tage betragen. In diesem Zeitfenster kann bereits mit der Arbeit am neuen Mandat begonnen werden, was ein größeres Problem darstellt, wenn schließlich ein Konflikt entdeckt wird.

Wie KI den Prozess verbessert

KI-gestützte Konfliktprüfung behebt die mechanischen Schwächen traditioneller Systeme durch mehrere Fähigkeiten.

Unscharfer Abgleich. Anstatt exakte Textübereinstimmungen zu verlangen, verwenden KI-Konfliktsysteme unscharfe Abgleichalgorithmen, die wahrscheinliche Übereinstimmungen trotz Variationen in Schreibweise, Formatierung, Abkürzungen und Namenskonventionen identifizieren. Johnson Holdings LLC wird mit Johnson Holdings, L.L.C. abgeglichen. Das System verarbeitet auch gängige Zuordnungen von Spitznamen zu offiziellen Namen sowie Handelsnamenvariationen.

Entitätsauflösung. KI-Systeme können Konzernbeziehungen abbilden, indem sie externe Datenbanken mit Unternehmenseigentümerstrukturen abgleichen. Wenn der neue Mandant eine Tochtergesellschaft einer größeren Unternehmensgruppe ist, prüft das System automatisch alle Entitäten in diesem Konzernbaum gegen die Konfliktdatenbank.

Natürlichsprachliche Analyse von Mandatsbeschreibungen. Über den reinen Namensabgleich hinaus kann KI den Inhalt früherer Mandate analysieren, um potenzielle Sachkonflikte zu identifizieren. Wenn die Kanzlei zuvor einen Mandanten zum regulatorischen Rahmen beraten hat, den das neue Mandat anfechten möchte, würde eine namensbasierte Suche diesen Sachkonflikt nicht erkennen. Ein KI-System, das die Mandatsbeschreibungen analysiert, könnte dies jedoch.

Kontinuierliche Überwachung. Anstatt Konfliktprüfungen nur beim Intake durchzuführen, können KI-Systeme eine kontinuierliche Überwachung der gesamten Mandatsdatenbank der Kanzlei durchführen. Wenn eine neue Gegenpartei zu einem bestehenden Mandat hinzugefügt wird und diese Partei mit einem Mandanten in einem anderen Mandat übereinstimmt, alarmiert das System die zuständigen Anwälte sofort.

Herausforderungen bei mehreren Standorten

Große Kanzleien mit mehreren Standorten stehen vor zusätzlichen Herausforderungen bei der Konfliktprüfung, die KI zu bewältigen hilft.

Verschiedene Standorte verwenden möglicherweise unterschiedliche Mandatsverwaltungssysteme oder unterschiedliche Dateneingabekonventionen. Ein KI-Konfliktsystem kann Daten über mehrere Systeme hinweg normalisieren und eine einheitliche Sicht schaffen, selbst wenn die zugrunde liegenden Datenquellen uneinheitlich sind.

Laterale Neueinstellungen bringen Konfliktverpflichtungen aus ihren früheren Kanzleien mit. Die frühere Mandantenliste des neuen Mitarbeiters muss in die Konfliktdatenbank der Kanzlei integriert und mit bestehenden Mandanten abgeglichen werden. KI-Systeme können diese Listen aufnehmen und die Abgleiche automatisch durchführen, wobei potenzielle Konflikte zur Überprüfung durch das Konfliktkomitee markiert werden.

Internationale Standorte erhöhen die Komplexität, da Namenskonventionen, Unternehmensstrukturen und Konfliktregeln je nach Rechtsordnung variieren. KI-Systeme, die mehrsprachigen Namensabgleich und jurisdiktionsspezifische Konfliktregeln beherrschen, sind für Kanzleien mit globaler Praxis unverzichtbar.

Die Ebene menschlicher Urteilskraft

KI-Konfliktprüfung liefert Übereinstimmungen und Markierungen. Sie trifft keine Konfliktentscheidungen. Die Feststellung, ob eine markierte Übereinstimmung einen tatsächlichen Konflikt darstellt, der Zustimmung, Abschirmung oder Ablehnung erfordert, bleibt eine rechtliche Beurteilung, die die Beteiligung eines Anwalts erfordert.

Der Wert der KI liegt in der Filterung. Anstatt dass ein Anwalt 200 potenzielle Übereinstimmungen überprüft, von denen die meisten falsch-positiv sind, präsentiert das KI-System eine nach Wahrscheinlichkeit geordnete Liste von 20 hochwahrscheinlichen Übereinstimmungen mit unterstützendem Kontext. Der Anwalt verwendet seine Zeit für die Beurteilungsentscheidungen statt für den Namensabgleich.

Diese Arbeitsteilung ist wichtig, weil die Konfliktbestimmung oft eine differenzierte Analyse erfordert. Steht das neue Mandat in wesentlichem Zusammenhang mit der früheren Vertretung? Würde die neue Vertretung die Verwendung vertraulicher Informationen des früheren Mandanten erfordern? Kann auf den Konflikt mit informierter Zustimmung verzichtet werden? Dies sind rechtliche Fragen, die rechtliche Urteilskraft erfordern.

Geschwindigkeit und Vollständigkeit

KI-gestützte Konfliktprüfung ist sowohl schneller als auch vollständiger als traditionelle Methoden. Eine Prüfung, für die das Konfliktteam mehrere Stunden benötigen würde, kann mit KI-Unterstützung in Minuten abgeschlossen werden. Und die KI-Prüfung ist gründlicher, weil sie Namensvariationen, Konzernverbindungen und Sachkonflikte erkennt, die manuelle Suchen übersehen.

Für große Kanzleien, in denen die Konfliktprüfung eine ständige Quelle von Verzögerung und Unsicherheit war, stellen KI-gestützte Systeme eine echte Verbesserung dar. Die Technologie beseitigt nicht die Notwendigkeit menschlicher Urteilskraft bei Konfliktfragen. Sie beseitigt die mechanischen Fehler, die menschliche Urteilskraft unzuverlässig machen. Kanzleien, die in KI-gestützte Konfliktsysteme investieren, reduzieren Intake-Verzögerungen, erkennen Konflikte früher und geben ihren Anwälten bessere Daten, auf deren Grundlage sie Konfliktentscheidungen treffen können.