स्वचालित चार्ज कैप्चर: क्यों चिकित्सक 30% राजस्व गँवा देते हैं
2022 के एक MGMA अध्ययन के अनुसार, औसत मल्टी-स्पेशियलिटी प्रैक्टिस प्रति चिकित्सक सालाना $60,000 से $125,000 तक छूटे हुए चार्जेज के कारण खो देती है। ये वे सेवाएँ हैं जो प्रदान की गईं, क्लिनिकल रिकॉर्ड में कहीं दर्ज भी हुईं, लेकिन कभी बिल योग्य क्लेम में परिवर्तित नहीं हुईं। 10 चिकित्सकों के एक समूह के लिए, यह $600,000 से $1.25 मिलियन तक का राजस्व है जो परीक्षण कक्ष और बिलिंग विभाग के बीच वर्कफ़्लो अंतराल के कारण बस गायब हो जाता है।
चार्ज कहाँ खो जाते हैं
चार्ज लीकेज कई पूर्वानुमानित बिंदुओं पर होता है। सबसे आम इनपेशेंट राउंडिंग के दौरान होता है, जहाँ एक हॉस्पिटलिस्ट प्रतिदिन 15 से 20 मरीज़ देखता है और दिन के अंत तक, या कभी-कभी सप्ताह के अंत तक, सभी एनकाउंटर्स के लिए चार्ज टिकट जमा नहीं कर पाता। तब तक, कुछ एनकाउंटर्स पूरी तरह भुला दिए जाते हैं।
ऑफिस विज़िट के दौरान की गई प्रक्रियाएँ खोए हुए चार्जेज का एक और प्रमुख स्रोत हैं। एक फैमिली फिजिशियन एक नियमित विज़िट के रूप में निर्धारित अपॉइंटमेंट के दौरान एक त्वचा घाव हटाता है। ऑफिस विज़िट का बिल बन जाता है, लेकिन घाव हटाने की प्रक्रिया, जिसकी कीमत विधि और स्थान के आधार पर $150 से $300 तक हो सकती है, कभी चार्ज टिकट पर नहीं आती क्योंकि चिकित्सक मुख्य शिकायत के दस्तावेज़ीकरण पर केंद्रित था।
क्रिटिकल केयर समय लगातार कम कैप्चर होता है। जब एक इंटेंसिविस्ट किसी मरीज़ की तीव्र श्वसन विफलता के प्रबंधन में 45 मिनट बिताता है, तो समय-आधारित क्रिटिकल केयर कोड (99291, 99292) के लिए बिताए गए कुल समय के विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है। इस दस्तावेज़ीकरण को ट्रैक करने और प्रॉम्प्ट करने की प्रणाली के बिना, कई क्रिटिकल केयर एनकाउंटर्स काफी कम दरों पर मानक इनपेशेंट विज़िट के रूप में बिल किए जाते हैं।
नर्सिंग या सहायक स्टाफ द्वारा की गई सहायक सेवाएँ अक्सर पूरी तरह छूट जाती हैं। इंजेक्शन, घाव की देखभाल, स्प्लिंट लगाना, EKG, और श्वसन उपचार सभी के बिल योग्य कोड हैं, लेकिन अगर सेवा देने वाला स्टाफ सदस्य चार्ज शुरू नहीं करता, तो सेवा बिना बिल के रह जाती है।
AI चार्ज कैप्चर कैसे काम करता है
AI-संचालित चार्ज कैप्चर सिस्टम रियल टाइम में क्लिनिकल दस्तावेज़ीकरण की निगरानी करते हैं और इसकी तुलना बिल योग्य सेवा परिभाषाओं से करते हैं। जब कोई चिकित्सक अपने नोट में किसी प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण करता है, तो सिस्टम इसे संभावित चार्ज के रूप में चिह्नित करता है और जाँचता है कि संबंधित बिलिंग प्रविष्टि मौजूद है या नहीं। यदि प्रक्रिया दर्ज की गई थी लेकिन कोई चार्ज कैप्चर नहीं हुआ, तो सिस्टम बिलिंग टीम या सीधे चिकित्सक को सचेत करता है।
यह तकनीक नेचुरल लैंग्वेज प्रोसेसिंग का उपयोग करके क्लिनिकल नोट्स को पार्स करके काम करती है। जब सिस्टम पढ़ता है कि एक चिकित्सक ने बाएँ अग्रभाग पर एक संदिग्ध घाव की पंच बायोप्सी की, तो यह इसे उपयुक्त CPT कोड (11104 या 11105) से मैप करता है, मरीज़ के एनकाउंटर में मिलान करने वाले चार्ज की जाँच करता है, और यदि कोई नहीं मिलता तो अंतर को चिह्नित करता है।
अधिक परिष्कृत सिस्टम साधारण कीवर्ड मिलान से आगे जाते हैं। वे क्लिनिकल संदर्भ को इतनी अच्छी तरह समझते हैं कि ऐसी बिल योग्य सेवाओं की पहचान कर सकें जो निहित हैं लेकिन स्पष्ट रूप से नहीं बताई गई हैं। यदि कोई नोट एक गंभीर रूप से बीमार मरीज़ के लिए 50 मिनट की अवधि में वेंटिलेटर सेटिंग्स को समायोजित करने, ABG परिणामों की समीक्षा करने और पल्मोनोलॉजी के साथ समन्वय करने का वर्णन करता है, तो सिस्टम इसे क्रिटिकल केयर समय के रूप में पहचानता है, भले ही चिकित्सक ने इसे ऐसा लेबल न किया हो।
वास्तविक दुनिया के प्रभाव आँकड़े
कोलोराडो में एक बड़े ऑर्थोपेडिक समूह ने अपनी 22-प्रदाता प्रैक्टिस में AI चार्ज कैप्चर लागू किया। पहली तिमाही में, सिस्टम ने $340,000 के चार्जेज की पहचान की जो छूट जाते। शीर्ष श्रेणियाँ थीं मेडिकल असिस्टेंट्स द्वारा की गई कास्टिंग और स्प्लिंटिंग सेवाएँ (कभी चार्ज नहीं की गईं), इंजेक्शन के दौरान फ्लोरोस्कोपी गाइडेंस (दर्ज की गई लेकिन अलग से बिल नहीं की गई), और ऑफिस में किए गए DME फिटिंग्स (चार्ज एंट्री प्रक्रिया में अनदेखे रह गए)।
सिस्टम ने पहले महीने में ही अपनी लागत वसूल कर ली। 12 महीनों में, प्रैक्टिस ने अतिरिक्त $1.1 मिलियन राजस्व वसूल किया जो पहले चार्ज कैप्चर अंतराल के कारण खो रहा था।
200 दैनिक जनगणना मरीज़ों का प्रबंधन करने वाले एक हॉस्पिटलिस्ट समूह ने पाया कि AI-सहायित चार्ज कैप्चर ने उनके प्रति-एनकाउंटर राजस्व में औसतन 8.5% की वृद्धि की। सबसे बड़ा लाभ क्रिटिकल केयर समय दस्तावेज़ीकरण और उन अनुवर्ती अस्पताल विज़िट्स को कैप्चर करने से आया जो तब छूट जाती थीं जब चिकित्सक कई यूनिट्स में मरीज़ों के राउंड करते थे।
क्लिनिकल वर्कफ़्लो के साथ एकीकरण
सबसे प्रभावी चार्ज कैप्चर सिस्टम एक अलग परत के रूप में काम करने के बजाय सीधे EHR के साथ एकीकृत होते हैं जिसके साथ चिकित्सकों को इंटरैक्ट करना पड़े। जब चार्ज कैप्चर के लिए अतिरिक्त कदम या एक अलग एप्लिकेशन की आवश्यकता होती है, तो अपनाने की दर तेज़ी से गिरती है। चिकित्सक पहले से ही महत्वपूर्ण दस्तावेज़ीकरण बोझ से जूझ रहे हैं, और एक और कार्य जोड़ना प्राथमिकता से बाहर हो जाता है।
सबसे अच्छे कार्यान्वयन चिकित्सक के सामान्य वर्कफ़्लो के भीतर चार्ज कैप्चर अलर्ट प्रदर्शित करते हैं। नोट समीक्षा के अंत में एक सूचना दिखाई दे सकती है: "पंच बायोप्सी दर्ज की गई लेकिन कोई प्रक्रिया चार्ज नहीं मिला। चार्ज जोड़ें?" चिकित्सक पुष्टि के लिए एक बार टैप करता है, और चार्ज बिलिंग कतार में चला जाता है। हेल्थकेयर AI टूल्स जो समानांतर वर्कफ़्लो बनाने के बजाय मौजूदा वर्कफ़्लो में एम्बेड होते हैं, लगातार उच्च कैप्चर दरें दिखाते हैं।
राउंडिंग चिकित्सकों के लिए मोबाइल चार्ज कैप्चर में भी काफी सुधार हुआ है। कागज़ी चार्ज टिकट ले जाने या दिन के अंत में बिलिंग सिस्टम में लॉग इन करना याद रखने के बजाय, हॉस्पिटलिस्ट प्रत्येक एनकाउंटर के तुरंत बाद अपने फोन पर चार्जेज की पुष्टि कर सकते हैं। रियल-टाइम कैप्चर दिन के अंत की स्मृति समस्या को समाप्त करता है जो अधिकांश इनपेशेंट चार्ज लीकेज का कारण बनती है।
अनुपालन संबंधी विचार
चार्ज कैप्चर ऑटोमेशन एक वैध अनुपालन प्रश्न उठाता है: क्या सिस्टम अपकोडिंग को प्रोत्साहित कर रहा है? उत्तर कार्यान्वयन पर निर्भर करता है। अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए सिस्टम उन सेवाओं को चिह्नित करते हैं जो दर्ज की गईं और प्रदान की गईं लेकिन बिल नहीं की गईं। वे वैध चार्जेज की वसूली कर रहे हैं, नए नहीं बना रहे।
अनुपालन सुरक्षा यह है कि प्रत्येक चिह्नित चार्ज विशिष्ट क्लिनिकल दस्तावेज़ीकरण से जुड़ा होता है। यदि दस्तावेज़ीकरण चार्ज का समर्थन नहीं करता, तो चार्ज जमा नहीं किया जाना चाहिए। अधिकांश सिस्टम में एक समीक्षा चरण शामिल होता है जहाँ एक कोडर या चिकित्सक बिलिंग कतार में प्रवेश करने से पहले चिह्नित चार्ज की दस्तावेज़ीकरण के विरुद्ध पुष्टि करता है।
वास्तव में, मजबूत चार्ज कैप्चर अक्सर दस्तावेज़ीकरण और बिलिंग के बीच निरंतरता बनाकर अनुपालन में सुधार करता है। जब चार्ज चिकित्सक की स्मृति के आधार पर तदर्थ रूप से कैप्चर किए जाते हैं, तो जो दर्ज किया गया और जो बिल किया गया उसके बीच बेमेल ऑडिट जोखिम पैदा करता है। दस्तावेज़ीकरण से व्यवस्थित कैप्चर संरेखण सुनिश्चित करता है।
शुरुआत कैसे करें
स्वचालित चार्ज कैप्चर की खोज करने वाली प्रैक्टिसेज को चार्ज कैप्चर ऑडिट से शुरू करना चाहिए। तीन महीने का क्लिनिकल दस्तावेज़ीकरण निकालें और इसकी तुलना जमा किए गए चार्जेज से करें। विशेष रूप से नोट्स में दर्ज उन प्रक्रियाओं को देखें जिनकी संबंधित चार्ज प्रविष्टियाँ नहीं हैं। अधिकांश प्रैक्टिसेज पाती हैं कि अंतर उनकी अपेक्षा से बड़ा है, जो ऑटोमेशन के लिए ROI गणना को सीधा बना देता है।
सबसे अधिक लाभ पाने वाली प्रैक्टिसेज वे होती हैं जिनमें उच्च प्रक्रियात्मक मात्रा, इनपेशेंट या हॉस्पिटलिस्ट सेवाएँ, और मल्टी-साइट संचालन होते हैं जहाँ चार्ज टिकट ट्रांज़िट में खो सकते हैं। लेकिन सीधी प्राथमिक देखभाल प्रैक्टिसेज भी आमतौर पर पाती हैं कि 5% से 10% बिल योग्य सेवाएँ कैप्चर नहीं हो रहीं, जो एक वर्ष में महत्वपूर्ण राजस्व बन जाता है।